انبارگردانی چیست؟
برخی از کسب و کارها آنقدر وسعت دارند که برای محصولات خود به یک انبار نیاز دارند. نحوه توزیع محصولات آنها نیز به صورت تدریجی است. به بیان دیگر اینکه هر بار بخشی از آنها که متقاضیان خود را دارد به بازار عرضه می‌شود.
در این میان برخی از اقدامات از قبیل تعداد محصولات موجود، میزان فضای اشغال شده یا باقی مانده و… جزو مهم‌ترین کارهایی هستند که باید توسط مسئول آن انجام شود. اصطلاحاً به این قبیل از کارها انبارگردانی گفته می‌شود. اگر می‌خواهید در این باره اطلاعات بیشتری داشته باشید پس ادامه مطالب را از دست ندهید چرا که خالی از لطف نیست.
انبارگردانی که در زبان انگلیسی به آن Stock-Taking گفته می‌شود شامل تمامی اعمال و اقداماتی است که در خصوص انبار سازمان‌ها یا کسب و کارها صورت می‌گیرد. از سری کارهایی که در انبارگردانی انجام می‌شود می‌توان به مواردی همچون شمارش دستی و فیزیکی کالاها و محصولات، کنترل فیزیکی فضای انبار، ثبت اطلاعات مربوط به هر یک از کالاها و… اشاره کرد. اعمالی که گفته شد عموماً در پایان سال صورت می‌گیرد. به طور کلی انبارگردانی جزو وظایف حسابدار انبار است و به حسابرسی‌های خاص خود نیاز دارد.
انبارگردانی در حسابداری چیست؟
انبارگردانی یکی از خدمات حسابداری است که وظایف خاص خود را به همراه دارد. شخصی که به عنوان مسئول انبارگردانی مشغول به کار می‌شود علاوه بر اینکه باید تعداد کالاها و محصولات موجود را داشته باشد و نسبت به فضای باقی مانده انبار آگاه باشد، نظم دهی محیط را نیز به عهده دارد.
برای اینکه بتوان انبارگردانی را در حسابداری بهتر پیش برد از یکسری نرم افزارهای خاص و برنامه‌های مخصوص حسابداری استفاده می‌کنند. دلیل استفاده از این نرم افزارها این است که هم می‌توان انجام کارها را تسهیل بخشید و هم اینکه اطلاعات مرتبط با هر کالا را با داده‌های موجود مطابقت داد. به هر حال، انجام این کارها به صورت دستی هم زمانبر و هم خسته کننده است پس چه بهتر که با نرم افزارهای موجود این اعمال را انجام داد.
مزایای انبارگردانی چیست؟
اگر عناوین قبلی را با دقت مطالعه کرده باشید می‌دانید که انبارگردانی چیست و چه مزیت‌هایی دارد، اما باید بگوئیم که مزیت‌های آن به همین جا ختم نمی‌شود و بسیار وسیع‌تر از این موارد است که از جمله آن می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
- خطاهای انسانی در رابطه با موجودی کالاها یا اطلاعات آنها کاهش می‌یابد.
- با استفاده از انبارگردانی می‌توان تمامی محصولات معیوب یا منقضی شده را از سالم‌ها جدا کرد.
- از دیگر مزیت‌های آن می‌توان به توازنی که بین کالاهای موجود و مورد نیاز ایجاد می‌شود، اشاره کرد.
- از آنجایی که انبارگردانی توسط نرم افزارهای حسابداری انجام می‌شود به راحتی می‌توان از ثبت سفارش‌های تکراری و ضرر و زیان جلوگیری کرد یا حتی از قیمت‌های ناگهانی محصولات مطلع شد.
- از ناهماهنگی‌هایی که میان کالاها به وجود می‌آید می‌توان جلوگیری کرد و یک لیست صحیح از آنها داشت.
اصلاحات رایج در انبارگردانی
درست مثل هر شغل یا کار دیگری که یکسری اصطلاحات رایج و خاص در آن وجود دارد، برای انبارگردانی نیز این موضوع صدق می‌کند. از جمله این اصطلاحات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- مواد اولیه یا خام
عموماً مواد خام یا اولیه برای تولید کالاهای دیگر مورد استفاده قرار می‌گیرند اما در انبارگردانی این چنین نیست و خود نوعی کالای اساسی به شمار می‌آید. به طور کلی هر محصولی که برای تولید آماده می‌شود به مواد خام و اولیه متناسب با خود را دارد. این مواد اولیه در هر شرکتی می‌تواند متفاوت باشد.
- مواد یا لوازم مصرفی
اگر به تسمیه آنها دقت کنید متوجه می‌شوید که این دسته از مواد دقیقاً کدام یک هستند. به طور کلی مواد یا لوازم مصرفی همان‌هایی هستند که به صورت روزانه مورد استفاده قرار می‌گیرند که برخی از آنها برای کوتاه مدت و برخی دیگر برای بلند مدت کاربرد دارند.
- مواد یا لوازم در جریان ساخت
این دسته از محصولات در واقع همان کالاهایی هستند که نصف بیشتر مراحل تولید را گذرانده اند اما همچنان در چرخه تولید قرار دارند و تا تکمیل شدن آنها مراحل دیگری باید گذرانده شود. در واقع لوازم در جریان ساخت در هر مرحله که برای تولید پشت سر بگذارند، هزینه ای به هزینه‌های قبلی اضافه می‌کنند، به شکلی که بهای تمام شده کالا تا پایان تولید مشخص نخواهد بود.
- کالای ساخته شده یا تکمیل شده
تمامی محصولات و کالاهایی که تولید آنها به پایان رسیده است اما هنوز به بازار عرضه نشده اند یا اینکه عرضه شده اند اما هنوز به دست مصرف کننده نرسیده اند در این دسته قرار دارند.
- تگ انبارگردانی
به برگه ای که برای شمارش کالاها طراحی می‌شود و در همین زمینه کاربرد دارد، تگ انبارگردانی گفته می‌شود. از این فرم به منظور مشخص کردن تعداد محصولات موجود استفاده می‌شود و مهم‌ترین مزیت آن هم این است که مانع از تکرار شمارش یا کم بودن تعداد واقعی آن می‌شود.
- کارت موجودی انبار
مسئول انبار برای اینکه بتواند در سفارش مجدد یک محصول از میزان کم و کاست‌ها مطلع شود، روی کاردکس تعداد هر محصول را یادداشت می‌کند. این کار برای آن است که اگر برخی از آنها به تعداد حداقل رسیدند مجدداً شارژ شوند و کمبود کالایی احساس نشود.
- قفسه بندی
در هر انبار برای اینکه بتوان نظم ایجاد کرد قفسه بندی‌هایی صورت می‌گیرد. این قفسه بندی‌ها بر اساس یکسری فاکتورهای خاص انجام می‌شود به طور مثال محصولاتی که از یک نوع هستند را باید در کنار هم قرار داد تا دسترسی به آنها آسان شود.
- کاردکس کالا
کاردکس کالا و انبار نوعی فرم خاص است که با استفاده از آن می‌توان به راحتی هم به محصولات و هم بخشی که در آن قرار دارند دست پیدا کرد. مهم‌ترین چیزی که در رابطه با این نوع فرم وجود دارد نگهداری مقدار موجودی لحظه ای محصولات است. لازم به ذکر است که با کاردکس کالا می‌توان تعداد کالاهای موجود را با مقدار فیزیکی آنها مطابقت داد.
- کدگذاری کالا
هر کالا یا محصولی که در انبار گذاشته می‌شود کد مخصوص به خود را دارد که به آن کد کالا یا کد شناسایی می‌گویند در واقع این کد به تشخیص و شناسایی آنها کمک می‌کند. کدی که به یک کالا تعلق می‌گیرد کافیست در نرم افزار مربوطه وارد شود، تمامی توضیحات مرتبط با آن نمایش داده خواهد شد.
مراحل انبارگردانی
برای انجام انبارگردانی یکسری مراحل خاص باید طی شود که به شرح زیر می‌باشند.
- تعیین کردن شخصی، برای شمارش کالاها
- آماده سازی فرم‌ها، ابزارهای مورد نیاز مثل نرم افزارها و…
- مشخص کردن شروع و پایان کار انبارگردانی
- مشخص کردن گروه‌هایی به منظور شمارش کالاها و ارائه آموزش‌های لازم به آنها
- بازدید از انبارها و کنترل کردن نحوه قرار گیری کالاها به منظور شمارش راحت‌تر و درج اطلاعات مرتبط با هر یک
- درج کد آخرین رسید از انبار پیش از شروع به انبارگردانی
- نظارت سرپرست مربوطه حین انجام کار به منظور کنترل هر چه بیشتر
- هماهنگی با مسئولین مربوط به کارهای حسابرسی
- اعلام زمان دقیق انبارگردانی و جلوگیری از ورود و خروج کالا مگر در موارد استثنا
- تنظیم کردن برگه‌های مخصوص شمارش در دو بخش و کنترل تمامی برگه‌ها از جمله تسلیم شده، باطله، کنترل شده و…
- تطبیق دادن برگه‌های شمارش شماره ۱ و ۲ به منظور اطمینان یافتن از تعداد آنها
- عدم جابه جایی قسمت‌های مختلف انبار مگر در موارد استثنا
- امضا تمامی فرم‌های شمارش و صورت جلسات توسط سرگروه شمارش و هماهنگ کننده
- ارائه صورتجلسه در رابطه با انبارگردانی و چگونگی انجام آن همراه با امضا هماهنگ کننده و معاون مالی
انواع انبارگردانی
انبارگردانی انواع مختلفی دارد که شامل موارد زیر می‌باشد.
-
انبارگردانی پایان سال:
این نوع انبارگردانی به منظور مشخص کردن میزان سود و زیان صورت می‌گیرد و در پایان سال انجام می‌شود. البته علاوه بر آن موجودی کالاها و میزان فروش نیز مشخص خواهد شد.
-
انبارگردانی میان دوره ای:
انبارگردانی فوق در پایان نیمه اول سال انجام می‌شود و به نحوی انبارگردانی پایان سال را راحت‌تر می‌کند. هدف از انجام این کار شمارش کالاهای موجود و تطبیق دادن موجودی‌های انبار با صورت حساب‌هایی مالی می‌باشد.
-
گزارش انبارگردانی رندوم:
آخرین نوع از انبارگردانی که برای کاهش میزان خطا در ثبت اطلاعات است به شکل کاملاً تصادفی و بدون مشخص بودن تاریخ آن است. در طول انجام این کار هرگونه اطلاعاتی که با کالا مغایرت داشته باشد مشخص خواهد شد.
تگ انبارگردانی چیست؟
یکی از اقدامات بسیار مهمی که در انبارگردانی انجام می‌شود، تگ انبارگردانی است. در انجام این کار شمارش کالاها راحت‌تر انجام می‌شود و از تکرار حین شمارش نیز جلوگیری خواهد شد از آن گذشته اگر کالایی از قلم بیوفتد می‌توان فهمید. تگ در واقع همان فرم یا برگه ای است که کد کالا، نام کالا، نام سرپرست شمارش، تعداد کالا و هر آنچه که مربوط به یک محصول باشد روی آن درج خواهد شد. لازم به ذکر است که این اطلاعات باید پیش از شروع کار روی فرم مربوط نوشته و به مسئول انبارگردانی ارائه می‌شود.
وظایف حسابرس‌ها در زمان انبارگردانی چیست؟
علاوه بر سایر مسئولان مربوطه، حسابرس‌ها نیز در زمان انبارگردانی مسئولیت‌های خاص خود را به عهده دارند که به شرح زیر می‌باشد.
- تشکیل جلسه برای تدوین انبارگردانی پیش از شروع آن
- ارائه آموزش‌های لازم به شرکت کننده‌های انبارگردانی
- بررسی برنامه انبارگردانی و متذکر شدن موارد لازم به مسئولان شرکت
- حضور در عملیات انبارگردانی و تفهیم اینکه مسئولیت انبارگردانی به عهده مسئولان شرکت است و نه حسابرسان
- تکمیل کردن پرسشنامه نظارت بر انبارگردانی
- بررسی و اطمینان یافتن از سالم بودن موجودی‌های درج شده و جلوگیری از تغییر در میزان مقادیر کالاها
- اخذ تاییدیه لازم راجع به موجودی‌های امانی شرکت نزد سایرین
- اطمینان یافتن از تعداد موجودی‌های به میزان حداقل دو بار (توجه داشته باشید که شمارش دوم باید توسط یک تیم جدید باشد.)
- شمارش بخشی از کالاها توسط حسابرس‌ها
- مطلع بودن از تمامی بخش‌های انبار
- مشخص کردن اعضای تیم انبارگردانی (افراد انتخاب شده نباید در دسته انبارداران باشند.)
- حضور یافتن در شرکت و انبارها به منظور ارائه توضیحات یا رفع ابهامات
- اطمینان یافتن از عدم ورود و خروج کالاها حین کار انبارگردانی
- اطمینان یافتن از عدم شمارش تکراری کالاها
- اطمینان یافتن از عدم ثبت کالاهای ناموجود در انبار
ثبت مغایرت انبارگردانی
همانطور که در عناوین بالا ذکر شد، در بحث انبارگردانی حتی ریز جزئیات مربوط به کالاها نیز ثبت می‌شود. در صورتی که کالاهای موجود در انبار به هر دلیلی مثل تغییر مواد اولیه، تغییر شکل ظاهری کالا و… داشته باشند به کارخانه اصلی بازگردانده می‌شوند چرا که دیگر قابل عرضه و فروش نخواهند بود. تمامی کالاهای این چنینی باید در فرم مخصوص توسط مسئول مربوطه به ثبت برسند، به انجام این کار ثبت مغایرت انبارگردانی گفته می‌شود.
ثبت حسابداری کسری و اضافات انبار
برخی از شرکت‌های حسابداری مثل اَزتا، به ثبت حسابداری کسری و اضافات انبار بیش از پیش اهمیت می‌دهند. اختلافی که بین تعداد کالاهای موجود در انبار و تعداد ثبت شده آنها وجود دارد در واقع همان کسری و اضافات انبار نام دارد.
به بیان ساده‌تر اگر کالاهایی که در انبار هستند بیش از تعداد ثبت شده باشند به آنها اضافات انبار گفته می‌شود و چنانچه تعداد آنها از تعداد ثبت شده کمتر باشند آنها را کسری انبار می‌نامند.
در هر دو صورت مشکل ساز خواهند بود و به رسیدگی نیاز دارند. تمامی ثبتی‌های انبار در هر زمانی که انجام می‌شوند هم در فرم و هم در برنامه‌های حسابداری صورت می‌گیرند تا میزان خطا را به حداقل برسانند.
نمونه فرم انبارگردانی
در انبارگردانی فرم‌های زیادی وجود دارند که هر یک به منظور خاصی مورد استفاده قرار می‌گیرند. یکی از این فرم‌ها، فرم انبارگردانی است که از آن به منظور تحویل کالا از انبار به خریدار استفاده می‌شود. تنظیم این فرم توسط انبار محصول یا فروش آن صورت می‌گیرد. در ادامه با چند نمونه فرم مربوط به حسابداری انبار آشنا میشویم:
فرم جدید ورود و خروج به انبار
فرم درخواست کالا از انبار
فرم قیمت تمام شده کالای فروش رفته
نتیجه گیری
نتیجه گیرییکی از کارهایی که در تمامی انبارهای کالا صورت می‌گیرد، عملیات انبارگردانی است. این کار در بازه‌های مختلف زمانی انجام می‌شود و هر یک از آنها در واقع با هدف خاصی انجام می‌شوند. به طور مثال انبارگردانی پایان سال برای این است که بتوان میزان سود، زیان، فروش و… در یک سال را متوجه شد.
حسابداری انبار برای شرکت ها از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است زیرا این کار باید بادقت بسیار بالا انجام شود تا احتمال وجود خطا به صفر برسد. شرکت ها حسابداری و مخوسسات مالی میتوانند حسابداری انیار کسب و کارتان را بدون هیچگونه مشکل و با لحاظ کردن قوانین مالیاتی مربوط به آن انجام دهند. شرکت حسابداری ازتا با سابقه بیش از ۳۵ سال فعالیت در حوزه خدمات مالی و حسابداری آماده است تا کلیه خدمات حسابداری، مالی و مشاوره مالیاتی را به کلیه کسب وکار ها ارائه دهند. از اینکه تا انتهای قاله با ما همراه بودید سپاسگزاریم. هدف ما از ارائه مطالب فوق آشنایی هر چه بیشتر شما با موضوع انبارگردانی بود. امیدواریم که رضایتمند بوده باشد.
بدون دیدگاه