حسابداران در سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف از جایگاه شغلی مهمی برخوردار هستند؛ یکی از وظایف مهم حسابداران در یک سازمان یا کسب و کار این است که به صورت هفتگی یا ماهیانه اقلام ثبت شده در حساب بانکی بر اساس دفاتر یا اقلام درج شده در صورت حساب بانکی را با استفاده از روش‌های مختلف کنترل و بررسی نمایند.
این کار باعث می‌شود که بتوان اختلافات بانکی بین اسناد حسابداری را پیدا کرد. به این کار تهیه صورت مغایرت بانکی گفته می‌شود که یکی از مهم‌ترین وظایف حسابدار در یک سازمان یا کسبب و کار به حساب می‌آید. به همین دلیل در این مقاله قصد داریم با مغایرت بانکی آشنا شده و همچنین اهمیت و مراحل تهیه صورت مغایرت را مورد بررسی قرار دهیم.
صورت مغایرت بانکی چیست؟
در تعریف صورت مغایرت بانکی باید گفت که یک چک‌لیست از همه حسابهای بانکی یک سازمان یا کسب و کار در یک بازه زمانی مشخص است که با استفاده از آن حسابدار می‌تواند ترازنامه حسابداری دقیق‌تری برای سازمان ترسیم کند. در واقع با استفاده از این ابزار می‌توان از صحت عملیات مالی در یک سازمان اطمینان حاصل کرده و به این ترتیب از امکان سوء استفاده مالی و اشتباه جلوگیری کرد.
بررسی مغایرت بانکی و تهیه صورت آن که به معنی بررسی مغایرت بین اسناد ثبت شده در حسابداری با صورتحساب بانک است، توسط حسابدار در یک سازمان انجام می‌شود. در این شرایط در صورتی که اشتباه یا خطایی در اسناد و صورتحساب بانک وجود داشته باشد، حسابدار باید نسبت به اصلاح آن‌ها اقدام نماید. در صورتی که صورت مغایرت بانکی در زمان مناسب و به شکل صحیح توسط حسابدار آماده شود، می‌توان از بسیاری از مشکلات حسابداری جلوگیری کرد؛ به این معنی که همه حساب‌ها روشن و شفاف بوده و در نتیجه مشکل مالیاتی به وجود نخواهد آمد.
چرا صورت مغایرت بانکی تهیه می‌کنیم؟
حسابداران در یک سازمان وظیفه دارند که صورت‌های مالی را به صورت دقیق و صحیح تهیه کنند. با این حال امکان دارد که در حسابداری مغایرت بانکی ایجاد شده باشد؛ در این شرایط حسابداران وظیف دارند که حسابهای بانکی و مانده دفاتر را به صورت منظم و دوره‌ای مورد بررسی قرار داده و در صورتی که هر گونه اشتباه یا خطا وجود دارد نسبت به رفع آن اقدام کنند. فارغ از نوع و ماهیت حساب‌ها، تهیه صورت مغایرت بانکی باعث می‌شود که بتوان از صحت حساب‌ها اطمینان پیدا کرده و گزارشات مالی موثق و دقیق تهیه و تدوین کرد.
در صورتی که در حسابهای یک سازمان یا کسب و کار خطا یا تقلب رخ داده باشد، می‌توان گفت که تنها راه حل به منظور اصلاح خطاهای موجود، بررسی مغایرت بانکی است. به همین دلیل توصیه می‌شود که حسابداران در یک سازمان به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه نسبت به تهیه صورت مغایرت بانکی اقدام نمایند تا بتوانند اشتباهات منجر به اختلاف حساب را شناسای و رفع کنند.
انواع اقلام باز در صورت مغایرت بانکی
اقلام باز از مهم‌ترین موارد در تهیه صورت مغایرت بانکی به حساب می‌آیند که می‌توان آن‌ها را در چهار دسته اصلی تقسیم‌بندی کرد:
اقلام باز بدهکار دفاتر
اقلامی هستند که در ستون بدهکار در دفاتر ثبت شده‌اند اما در صورتحساب بانک وجود ندارند؛ به همین دلیل این اقلام باید طبق صورتحساب بانک به مانده منتقل شوند. (مثال: سپرده بین‌راهی)
اقلام باز بستانکار دفاتر
همانطور که از نام این اقلام پیدا است، اقلامی هستند که در ستون بستانکار در دفاتر ثبت شده‌اند اما به هر دلیل در صورتحساب بانک وجود ندارند؛ به همین دلیل این اقلام باید از مانده صورتحساب بانک کسر شوند. (مثال: چک‌های موفق)
اقلام باز بدهکار صورتحساب بانک
به اقلامی گفته می‌شود که در صورتحساب بانک در ستون بدهکار ثبت شده‌اند اما در دفاتر سازمان یا کسب و کار وجود ندارند؛ به همین دلیل باید از مانده دفاتر این اقلام را کسر کرد. (مثال: هزینه‌های بانکی، چک‌های لاوصول)
اقلام باز بستانکار صورتحساب بانک
اقلامی هستند که می‌توان در ستوان بستانکار صورتحساب بانک مشاهده کرد که بنا به دلایل مختلف اسناد آن‌ها به سازمان تحویل داده نشده و به همین دلیل در دفاتر ثبت نشده‌اند؛ این اقلام بر اساس دفاتر شرکت به مانده اضافه می‌شوند. (مثال: واریزی مشتریان)
به غیر از دسته‌بندی‌هایی که برای اقلام باز در صورت مغایرت بانکی معرفی شده، برخی دیگر از موارد نیز وجود دارند که می‌توان آن‌ها را جزو اقلام باز در نظر گرفت:
- چک صادر شده که تا زمان دریافت صورتحساب بانک به بانک نرفته
- عدم اطلاع‌رسانی بانک در مورد اعلامیه بستانکاری چک یا سفته وصول شده
- عدم اعلام بانک در مورد اعلامیه بدهکاری بابت برداشت مبلغ از حساب
- واریز مبلغ به حساب در پایان ساعت اداری و عدم ثبت آن
- بروز خطا توسط بانک در ثبت مبلغ واریز یا برداشت از حساب
- ثبت مبالغ فیش واریزی و چک به صورت اشتباه توسط حسابدار
روش های تهیه صورت مغایرت بانکی
در مورد تهیه صورت مغایرت بانکی باید به این موضوع اشاره کرد که این کار توسط حسابداران به روش‌های مختلفی انجام می‌شود. در واقع برای مغایرت‌گیری سه روش وجود دارد که در هر کدام از این روش‌ها یکی از اسناد موجود در حسابداری به عنوان مبنا در نظر گرفته می‌شود.
روش اول بر اساس مانده بانک
در این روش مانده بانک در دفاتر مشخص می‌شود؛ در واقع در این روش باید مواردی که از حساب شرکت کم با به حساب اضافه می‌کند در نظر گرفته شود:
- اضافه کردن وجه بین راهی و مانده به حساب بر مبنای صورتحساب بانک
- کسر کردن کارمزد بانک، اسناد تنزیلی و چک لاوصول از حساب
روش دوم بر مبنای مانده دفاتر
این روش به این شکل است که در آن حسابدار با بکارگیری روش‌های حسابداری از مانده بانک به مانده دفاتر می‌رسد. به منظور تهیه صورت مغایرت بانکی به این روش باید مراحل زیر را انجام داد:
- اضافه کردن وجوه بین راهی به مانده حساب بانک
- کسر کردن چک معوق از مانده حساب بانک
- کسر کردن اسناد تنزیلی، کارمزد بانک و چک لاوصول از حساب سازمان
- اضافه کردن واریزی دیگران و مانده دفاتر به حساب سازمان
روش سوم بر اساس مانده واقعی شرکت
در این روش حسابدار از صورت مانده بانک بر طبق دفاتر و صورتحساب بانک استفاده کرده و صورت مغایرت بانکی را تهیه می‌کند. مراحل این روش به شرح زیر است:
- اضافه کردن کارمزد بانک، اسناد تنزیلی، چک لاوصول و واریزی دیگران طبق دفاتر
- اضافه کردن چک‌های معوق و وجوه بین راهی طبق صورتحساب بانک
مراحل تهیه صورت مغایرت بانکی
شرکت‌هایی که خدمات حسابداری و مشاوره مالیاتی ارائه می‌دهند، یکی از راه‌های پیشگیری از مشکلات و جرایم مالیاتی را تهیه صورت مغایرت بانکی می‌دانند. زیرا این کار دقت و شفافیت حسابهای بانکی را بالا برده و از بروز مشکلات مالیاتی و حسابداری جلوگیری می‌کند. حسابداران برای تهیه صورت مغایرت بانکی باید مراحل زیر را انجام دهند.
مرحله اول: دریافت اطلاعات
اولین قدم برای تهیه صورت مغایرت بانکی این است که حسابدار از بانک و از سازمان یک گزارش مالی در اختیار داشته باشد. بر این کار از بانک یا بانک‌هایی که کسب و کار در آن‌ها دارای حساب است یک صورتحساب بانکی شامل مانده بانک و جزئیات تمام تراکنش‌ها دریافت می‌کند. همچنین حسابدار دفاتر حسابداری کسب و کار را بررسی کرده و مانده حساب را به صورت دقیق به دست می‌آورد که شامل مواردی مانند اسناد تنزیلی، چک‌های لاوصول و سایر جزئیات مربوط به تراکنش‌های بانکی است.
مرحله دوم: مقایسه مانده بانک و مانده دفاتر
حسابدار پس از دریافت صورتحساب بانک و محاسبه مانده بر اساس دفاتر حسابداری، مانده بانک را با مانده حساب شرکت که در دفاتر ثبت شده مقایسه می‌کند. در صورتی که این دو عدد یکسان نبوده و مغایر باشند، باید اختلافات موجود شناسایی شود. برای این کار حسابدار باید تراکنش‌ها و اسناد حسابداری را بررسی کرده و تفاوت‌ها را به دقت شناسایی کند.
مرحله سوم: تهیه صورت مغایرت بانکی
در صورت وجود مغایرت بین مانده بانک و مانده حساب سازمان دو حالت وجود دارد:
- اگر مانده بانک از مانده حساب سازمان بیشتر باشد:
در این حالت باید اقلام افزایش دهنده مانده حساب سازمان مانند کارمزد بانک، اسناد تنزیلی و سایر واریزی‌ها به مانده حساب سازمان اضافه شده و اقلام مؤثر در کاهش مانده بانک مانند چک‌های برگشتی از مانده حساب سازمان کسر شود.
- اگر مانده حساب سازمان از مانده بانک بیشتر باشد:
در این حالت باید اقلام مؤثر در افزایش مانده بانک مانند وجوه بین راهی را به مانده حساب بانک اضافه کرده و اقلامی مانند چک‌های معوق که باعث کاهش مانده بانک می‌شوند را از مانده بانک کسر کرد. همچنین باید اقلامی مانند کارمزد بانک، اسناد تنزیلی و سایر واریزی‌ها که باعث افزایش مانده حساب سازمان می‌شوند را به مانده حساب سازمان اضافه کرده و اقلام مؤثر بر کاهش مانده بانک مانند چک‌های لاوصول را از مانده حساب سازمان کسر کرد.
مرحله چهارم: بررسی علل اختلافات
در این مرحله حسابدار باید اسناد حسابداری و کلیه تراکنش‌ها را به صورت دقیق مورد بررسی قرار دهد و علل اختلاف را شناسایی کند. خطاهای ورودی، تراکنش‌های جاری نادرست، چک برگشتی، تأخیر در واریزی و سایر عوامل می‌توانند از علت‌های مغایرت بانکی باشند.
مرحله پنجم: رفع اختلافات و تصحیح دفاتر شرکت
در مرحله آخر حسابداران باید بر اساس علل شناسایی شده برای بروز مغایرت بانکی، نسبت به رفع اختلافات موجود در دفاتر حسابداری اقدام کنند. پس از رفع مغایرت‌های موجود نیز حسابداران باید دفاتر را مجدد با توجه به اطلاعات جدید به صورت دقیق مورد بررسی قرار دهند. در واقع در این مرحله مانده واقعی در دفاتر سازمان باید با مانده حساب بانکی تطاق داشته باشد.
چه مواردی باعث ایجاد مغایرت بانکی می‌شوند؟
اختلاف در مانده حسابهای سازمان و بانک ممکن است به دلایل مختلفی رخ دهد. دلایل بروز چنین اتفاقی را می‌توان در سه بخش مربوط به مشتری، مربوط به بانک و مربوط به سازمان یا حسابداری دسته‌بندی کرد.
بخش مشتریان
در بخش مربوط به مشتریان این امکان وجود دارد که سازمان یا حسابدار از واریزی مشتریان به حساب بانکی مطلع نبوده یا واریزی در دفاتر ثبت نشه باشد. همچنین این امکان نیز وجود دارد که بانک چک مشتری را به دلیل عدم موجودی برگشت زده باشد و حسابداری از این موضوع مطلع نشده باشد.
بخش حسابداری سازمان
در مورد بخش مربوط به حسابداری سازمان این امکان وجود دارد که حسابدار بانک یا سازمان دچار خطا در مبلغ واریزی یا برداشتی شده باشد. در برخی موارد سازمان چک صادر می‌کند اما چک تا زمانی که صورتحساب از بانک دریافت می‌کند وصول نشده است. همچنین این امکان وجود دارد که سازمان در پایان وقت اداری به یکی از حسابهای دائمی و موقت وجوه نقدی انتقال داده باشد و این انتقال وجه در صورتحساب بانکی ثبت نشده باشد.
بخش بانک
در صورتی که بانک مبلغی را به عنوان کارمزد برای عملیات بانکی برداشت کرده و اطلاع ندهد، مغایرت بانکی به وجود خواهد آمد. در این شرایط حسابدار با بررسی اسناد و دفاتر حسابداری و صورتحساب بانکی می‌تواند علت را شناسایی کرده و برای رفع و اصلاح آن اقدام کند.
نمونه صورت مغایرت بانکی
به عنوان مثال مانده حساب معین بانک یک شرکت بر اساس صورتحساب ارسالی 61.015.000 و بر اساس دفاتر حساباری مبلغ 5.250.000 ریال است. این اختلاف فاحش به این معنی است که باید با تهیه صورت مغایرت بانکی نسبت به شناسایی موارد مغایرت و اصلاح آن‌ها اقدام شود. بر اساس بررسی صورت گرفته توسط حسابدار بر روی صورتحساب ببانک و دفاتر شرکت اقلام زیر مشخص شد:
- عدم ارائه چک صادره بابت خرید به مبلغ 2.200.000 ریال جهت وصول به بانک
- عدم ثبت واریزی یکی از مشتریان به مبلغ 4.400.000 ریال در دفاتر شرکت
- ثبت واریزی یکی از مشتریان به مبلغ 2.300.000 ریال به صورت 3.200.000 توسط حسابدار شرکت
- عدم ارائه اعلامیه بدهکار بابت کسر کارمزد خدمات بانکی از حساب شرکت به مبلغ 25.000 ریال
- واریز اشتباه مبلغ 25.000.000 ریال توسط حسابدار بانک به حساب شرکت به جای واریز به حساب شخصی مدیر عامل
- عدم ارائه اعلامیه بستانکار وصول یک فقره سفته به مبلغ 30.000.000 ریال در حساب بانکی شرکت
- واریز مبلغ 4.910.000 ریال در پایان وقت اداری و عدم ثبت آن در صورتحساب بانکی
ثبت های حسابداری مربوط به صورت های مغایرت بانکی
در مورد ثبت‌های حسابداری مربوط به صورت‌های مغایرت بانکی باید گفت که این ثبت‌ها به صورت زیر انجام می‌شوند:
- واریزی‌های دیگران
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| بانک | ** | |
| حسابهای دریافتنی | ** |
- هزینه‌های بانکی
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| بانک | ** | |
| هزینه‌های بانکی | ** |
- چک‌های لاوصول
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| حسابهای دریافتنی | ** | |
| بانک | ** |
فرمول‌ها و ابزارهای Excel مورد استفاده از مغایرت گیری
حسابداران امروزه از بهترین نرم‌افزار حسابداری به منظور انجام امور مالی در یک سازمان یا کسب و کار استفاده می‌کنند تا به این ترتیب بتوانند احتمال بروز خطا را به میزان قابل توجهی کاهش دهند. یکی از نرم‌افزارهایی که در تهیه صورت مغایرت بانکی و مغایرت‌گیری کاربرد زیادی دارد نرم‌افزار اکسل (Excel) است. حسابداران از فرمول‌ها و ابزارهای زیر در اکسل به منظور مغایرت‌گیری استفاده می‌کنند:
- تابع vlookup: جستجوی بین داده‌ها
- تابع Match: مشخص کردن جایگاه یا موقعیت یک ابزار
- تابع Exact: مقایسه متن‌ها با حساسیت به حروف بزرگ و کوچک
- Conditional Formatting: فرمت‌دهی شرطی
- فرمول counti و countifs: شمارش داده‌های مورد نظر در هر محدوده
نکات مهم در تهیه صورت مغایرت بانکی
برای تهیه صورتت مغایرت بانکی که یکی از اصلی‌ترین وظایف حسابداران است، نکاتی وجود دارد که باید مورد توجه قرار بگیرد. از جمله این نکات مهم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ثبت کردن دقیق اسناد حسابداری در دفتر و نرم‌افزار حسابداری باعث می‌شود که مانده حساب شفاف و واضح باشد و با استفاده از آن بتوان به راحتی صورت مغایرت بانکی را تهیه کرد.
- گرفتن ترازنامه آزمایشی در دوره‌های زمانی مختلف کمک می‌کند که مغایرت بانکی در هر دوره شناسایی و اصلاح شود.
- از آنجایی که موارد ثبتی در دفاتر حسابداری و صورتحساب بانکی اصلی‌ترین منابع برای تهیه صورت مغایرت بانکی هستند، موارد ایجاد کننده مغایرت بین مانده حساب بانک در دفاتر با مانده حساب واقعی باید مورد توجه قرار بگیرد.
نمونه اکسل صورت مغایرت بانک
نمونه فایل اکسل صورت مغایرت بانکی شرکت حسابداری ازتا برای شما درج شده است.
نمونه-فایل-اکسل-مغایرت-بانکی
جمع‌بندی
به منظور اطمینان از صحت و دقت اطلاعات مالی در یک سازمان یا کسب و کار از ابزارهای متفاوتی استفاده می‌شود؛ یکی از ابزارهای حیاتی برای این کار مغایرت‌گیری است. در فرایند تهیه صورت مغایرت بانکی، اختلافات شناسایی و اصلاح شده و به این صورت از اشتباه و تقلب در حسابهای جلوگیری می‌شود.
در صورتی که مغایرت‌گیری در یک سازمان به صورت منظم و دقیق انجام شود، شفافیت و اعتماد در گزارش‌های مالی را ارتقاء داده، موجب افزایش کارایی در مدیریت مالی شده و این امکان را برای سازمان فراهم می‌کند که بر اساس داده‌ها و اطلاعات معتبر و صحیح تصمیم‌گیری‌های مالی را اتخاذ کند. به همین دلیل توجه به مغایرت بانکی و شناسایی و اصلاح آن‌ها به عنوان بخشی از سیستم کنترل داخلی در یک سازمان بسیار حائز اهمیت است.
سوالات متداول
موارد مورد استفاده در مغایرت بانکی چیست؟
چک‌های معوق، وجوه بین راهی، واریزی‌های دیگران، اسناد تنزیلی، کارمزد بانک، چک‌های لاوصول و… از مواردی هستند که در مغایرت بانکی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
نحوه تهیه صورت مغایرت بانکی به چه شکلی است؟
به طور کلی حسابداران می‌توانند از سه روش مانده بانک، مانده دفاتر و مانده واقعی سازمان یا شرکت برای تهیه صورت مغایرت بانکی استفاده کنند.
بدون دیدگاه