در دنیای پیچیده و پویای اقتصاد و تجارت امروزی، دقت و شفافیت در گزارشات مالی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. در این راستا، بایگانی اسناد به عنوان یک جزء اساسی از حسابداری، نقش به سزایی در حفظ امنیت اطلاعات، ارتقاء کیفیت اطلاعات مالی و مدیریت مالی دارد.
اگر تا کنون مسئول بایگانی اسناد و مدارک نبوده اید، ممکن است گمان کنید که بایگانی کردن به آسانی قرار دادن برخی اسناد درون زونکن حسابداری است ولی جالب است بدانید که فرآیند بایگانی کردن اسناد آنقدر مهم و ضروری است که در شرکت های حسابداری و سایر شرکت های بزرگ، واحد مالی چند روز در سال را به بایگانی اسناد حسابداری می پردازند.
موسسه حسابداری اَزتا ارائه دهنده کلیه خدمات حسابداری، مالی و مالیاتی؛ بیش از ۳۵ سال است که به تمامی کسب و کارهای تولیدی، بازرگانی و خدماتی در اندازه های بزرگ و کوچک خدمت رسانی می کند. تجربه و دانش اساتید شرکت حسابداری، دربردارنده نکات ارزنده ای در حوزه بایگانی اسناد حسابداری و مالی است. برای کسب آگاهی در این حوزه، با ما همراه باشید…
بایگانی اسناد حسابداری چیست؟
ابتدا بهتر است به توضیح مختصر ماهیت بایگانی اسناد در حسابداری بپردازیم. بایگانی اسناد روشی برای نگهداری و دسترسی آسان به مدارک است. به عبارتی دیگر، در “بایگانی اسناد حسابداری” علاوه بر آن که باید شرایطی فراهم باشد که اسناد در نهایت امنیت باشند، بلکه باید امکان دسترسی سریع به آن ها نیز وجود داشته باشد. تعداد اسناد مالی حتی در یک شرکتی که دو پرسنل هم دارد ممکن است زیاد باشد ولیکن تعداد آن ها به نحوی است که یک کمد برای نگهداری از آن ها کفایت کند.
در شرکت های بزرگ که تعداد پرسنل بالایی دارند، معمولا حجم این اسناد آنقدر بالا است که یک طبقه از شرکت به بخش بایگانی اختصاص داده میشود. اسناد حسابداری شامل اسنادی است که طبق فرمت خاص حسابداری تهیه می شوند و شامل ماهیت بدهکار، بستانکار و تاریخ باشد. ولیکن اسناد حسابداری تنها جزوی از مستندات مالی هستند. مستندات مالی می توانند شامل تصویر، نامه، فیلم و … باشند.
روش های بایگانی اسناد در حسابداری
با توجه به آن که دسترسی آسان به اسناد مالی یکی از مهمترین اهداف بایگانی اسناد حسابداری است؛ به منظور دستیابی به این هدف، اسناد مالی را به سه دسته تقسیم میکنند تا در صورت نیاز بتوان به سرعت به آن ها دسترسی پیدا کرد:
۱- بایگانی اسناد جاری:
بایگانی اسناد جاری، برای حفظ و نگهداری اسنادی است که به صورت دائمی مورد نیاز است. نمونه بارز این اسناد رسید چک ها هستند.
۲- بایگانی اسناد نیمه جاری:
برخی از اسناد مانند اظهارنامه های ارزش افزوده فصلی، جزو اسناد فعالی محسوب میشود که ممکن است بر حسب نیاز به آنها مراجعه کرد.
۳- بایگانی اسناد راکد:
این نوع بایگانی مخصوص اسناد و مدارکی است که در حال حاضر هیچ کارایی ندارند و ممکن است در آینده مورد استفاده قرار گیرند. اظهارنامه های سال های قبل که مربوط به بیش از ۱۰ سال گذشته هستند و احتمال ممیزی مجدد آن ها وجود ندارد، از جمله اسناد راکد محسوب میشوند.
اصول بایگانی اسناد حسابداری و مالی
ممکن است روش بایگانی اسناد حسابداری در هر شرکتی متناسب با اندازه و ماهیت فعالیتش متفاوت باشد. ولیکن در اکثر این روشها، برخی اصول و ضوابط در بایگانی کردن اسناد مالی مشترک است. این اصول عبارتند از:
۱- جلوگیری از تکرار بیش از حد سوابق، یعنی باید تا حد امکان اسناد را به گونه ای بایگانی کنیم که از هر سند فقط یک عدد موجود باشد.
۲- تهیه فرم ها به صورت استاندارد و بهینه؛ به عنوان مثال همه اسناد باید در یک سایز تهیه شوند.
۳- اسناد باید با کیفیت بالا و واضح کپی شوند.
۴- اگر اسناد نیاز به منگنه کردن داشتند، منگنه باید گوشه بالایی سمت چپ اسناد زده شود و از شماره اسناد فاصله داشته باشد.
۵- تمام معاملات شرکت ها باید دارای فاکتور باشد.
۶- تمامی اسناد حسابداری باید دارای سرفصل باشند تا دسته بندی آن ها راحت تر انجام شود. برخی از این سرفصل ها عبارتند از: بانک، صندوق، حساب های دریافتنی، حساب های پرداختنی، ملزومات اداری، تجهیزات، هزینه ایاب و ذهاب، هزینه های درمانی و…
۷- تمامی اسناد حسابداری بر اساس یک استاندارد پانچ میشوند و در زونکن قرار میگیرند.
بایگانی اسناد حسابداری در زونکن:
یکی از راه های متداول آرشیو کردن اسناد حسابداری، آرشیو اسناد در زونکن است. زونکن سهولت دسترسی و مدیریت اسناد را برای حسابداران فراهم میکند. از این رو حتی در شرکت هایی که اسناد خود را به شیوه سیستمی بایگانی میکنند نیز برخی از اسنادشان در زونکن آرشیو شده است. دسته بندی اسناد در زونکن به شیوه زیر انجام میشود.
۱- آرشیو بر اساس حروف الفبا:
گاهی اسناد حسابداری بر اساس حروف الفبا طبقه بندی میشوند، معمولا این نوع از دسته بندی ها برای اسناد مربوط به پرسنل یک مجموعه استفاده میشوند.
۲- آرشیو بر اساس اعداد:
گاهی آرشیو اسناد مالی بر اساس اعداد اتفاق می افتد. به عنوان مثال، گاهی شرکت ها، اسناد مالی خود را بر اساس شماره پرونده ها دسته بندی می کنند. در این حالت، می توانید هم به صورت زونکن و هم به صورت اکسل، اسناد مالی را دسته بندی کنید و نظم دقیقی در سیستم بایگانی خود ایجاد کنید.
۳- موضوع:
یکی از کاربردی ترین نوع آرشیو کردن بر اساس موضوعیت اسناد حسابداری و مالی است. به عنوان مثال شما می توانید اسناد مالی کسب و کار خود را بر اساس ماهیت آن ها به چند دسته تقسیم کنید. مثلا اسناد مالی مربوط به پرسنل خود را از اسناد مالی مربوط به فاکتور های خرید و فروش خود تفکیک کنید.
۴- تاریخ:
یکی از متداول ترین روش های بایگانی اسناد حسابداری، آرشیو اسناد مالی بر اساس تاریخ آن ها است. بیشتر نرم افزارهای حسابداری اسناد مالی را بر اساس تاریخ ثبت می کنند؛ در نتیجه، بایگانی اسناد حسابداری بر اساس تاریخ سهل تر است.
بایگانی الکترونیکی:
در بایگانی الکترونیکی، اسناد به صورت دیجیتالی بایگانی میشوند. امروزه، قسمت وسیعی از امور روزمره ما وابسته به امور دیجیتالی است. خواه یا ناخواه امور بایگانی ما نیز به سمت دیجیتالیزه شدن پیش خواهد رفت. لازم به ذکر است که آرشیو الکترونیکی که بخشی از اتوماسیون اداری است، مزایای بسیار بیشتری را به همراه دارد و شرکت های بزرگ معمولا اسناد و مدارک خود را به صورت الکترونیکی بایگانی میکنند.
مزایای بایگانی الکترونیکی اسناد چیست؟
امنیت بالا:
با آرشیو اسناد مالی به صورت دیجیتالی، اسناد مالی را از خطر نابودی بر اثر بلایای طبیعی مانند آتش سوزی، فرسوده شدن کاغذ، نم کشیدن و … در امان نگه خواهیم داشت.
کنترل پذیری بالا:
به وسیله بایگانی الکترونیکی، می توان کنترل بیشتری بر روی اسناد داشت. زیرا بایگانی الکترونیکی قابلیت هایی از قبیل محدود کردن دسترسی افراد به اسناد، کنترل دسترسی هر فرد به اسناد مالی و… را به ما میدهد.
صرفه جویی در زمان:
یکی از مهمترین مزایای بایگانی اسناد حسابداری به روش الکترونیکی صرفه جویی در زمانی است که باید صرف گشتن و پیدا کردن اسناد مالی کاغذی کرد. در این روش، تنها با چند کلیک در سیستم می توان اسناد مورد نظر را یافت.
سهولت درجا به جایی:
ممکن است به دلایل متعدد ناچار به جا به جایی اسناد بایگانی شویم. در چنین شرایطی دیگر دغدغه به خطر افتادن اسناد و مدارک حین جا به جایی را نخواهیم داشت.
اشغال فضای کمتر:
همانطور که پیشتر اشاره کردیم، گاهی تعداد اسناد مالی یک مجموعه به حدی زیاد است که ناچاریم یک واحد و حتی یک طبقه را به بایگانی کردن آن ها اختصاص دهیم. در حالی که، اگر از بایگانی سیستمی یا دیجیتالی استفاده کنیم دیگر نیازی به وجود یک فضای فیزیکی برای نگهداری اسناد مدارک نخواهیم داشت.
چگونه اسناد مالی خود را به صورت سیستمی بایگان کنیم؟
روش های متفاوتی برای بایگانی سیستمی یا الکترونیکی اسناد مالی وجود دارد که شرکت ها می توانند متناسب با بودجه و نیاز خود از آنها استفاده کنند. یکی از متداول ترین ابزارها برای بایگانی اسناد، استفاده از نرم افزار های اتوماسیون اداری است که در سطح گسترده ای امکان بایگانی اسناد را به شما میدهد؛ ولیکن، استفاده از نرم افزارهای بایگانی سیستم نسبتا هزینه بر است. جهت بایگانی اسناد مالی به روش ایمن و کم هزینه، شرکت حسابداری اَزتا به شما بایگانی سیستمی با استفاده از اکسل را پیشنهاد میدهد. البته اگر شرکت شما فعالیت گسترده ای دارد، بهترین انتخاب استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری می باشد.
نتیجه گیری:
بایگانی اسناد حسابداری به عنوان یکی از اصول اساسی در حوزه حسابداری و مدیریت مالی، نقش بسیار مهمی در حفظ و نگهداری اسناد مالی دارد. بایگانی اسناد به دو سبک سنتی و دیجیتالی انجام میشود که روش دیجیتالی از مزایای بیشتری نسبت به سبک سنتی برخوردار است. با توجه به شرایط کنونی جامعه، شدت و حدت تغییرات در سازمان ها بیش از هر زمان دیگری احساس میشود. در چنین شرایطی، اهمیت بایگانی اسناد حسابداری که نشاندهنده تعاملات مالی در گذشته هستند، خود را نشان میدهد. بسیاری از تصمیمات مهم مدیریتی بر مبنای بررسی و تحلیل اسناد بایگانی شده اخذ میشود. از این رو، بایگانی اسناد حسابداری به صورت ناقص و نادرست ممکن است عواقب زیان باری را به همراه داشته باشد.
اگر قصد دارید با نحوه بایگانی اسناد مالی در زونکن و اکسل آشنا شوید، به شما پیشنهاد میکنیم در دوره آموزش حسابداری اَزتا شرکت کنید. در دوره آموزشی کاربرد اکسل در حسابداری به نحوه کار با اکسل خواهیم پرداخت. دوره آموزش حسابداری اَزتا از ابتدایی ترین مفاهیم حسابداری تا مفاهیم تخصصی مانند تنظیم اظهارنامه عملکرد را شامل میشود. برای دریافت اطلاعات تکمیلی با شماره ۹۰۰۰۴۶۵۶ تماس حاصل فرمایید.
بدون دیدگاه