سند اختتامیه؛ آموزش ثبت سند اختتامیه و نحوه بستن حساب ها

حسابداران در پایان هر سال مالی موظف به انجام برخی از وظایف مهم هستند که نتایج بسیار سودبخشی برای شرکت ها به همراه دارد. ثبت سند اختتامیه از آن دسته از مسئولیت هایی است که حسابداران در پایان سال مالی انجام میدهند. اگر با نحوه بستن حساب های مالی و ثبت سند اختتامیه آشنا نیستید، با ما همراه باشید تا نحوه ثبت سند اختتامیه در نرم افزارهای حسابداری و نکات مهم حین انجام آن را بیاموزید.

سند اختتامیه چیست؟

یکی از اساسی ترین بخش های حسابداری که عمده فعالیت های روزانه حسابداران را به خود اختصاص میدهد، ثبت اسناد اختتامیه است. سند اختتامیه نیز یکی از جامع ترین اسناد حسابداری است زیرا شامل کلیه اطلاعات مالی شرکت ها در یک دوره مالی است.

لازمه اتمام یک سال مالی در تمامی شرکت های بزرگ و کوچک این است که سند اختتامیه شرکت ثبت شود که ثبت این سند زمانی اتفاق میافتد که تمامی صورت های مالی اساسی شرکت از قبیل صورت حساب سود و زیان، صورت حساب هزینه ها و صورت حساب بهای تمام شده است. از این رو، برای پایان یک دوره مالی، ابتدا باید بستن سال مالی صورت بگیرد و مانده آن صفر شود تا بتوان تراز اختتامیه را ثبت کرد.

 

” آگاهی از تفاوت سال مالیاتی و سال مالی و تکالیف لازم الاجرا در هر کدام، میتواند به شما در انجام تکالیف مالیاتی به موقع کمک کند. “

 

چه زمانی اقدام به ثبت سند اختتامیه کنیم؟

همانطور که از نام سند اختتامیه مشخص است، سند اختتامیه اغلب در پایان دوره مالی ثبت میشود، در برخی از پروژه ها نیز دیده میشود که سند اختتامیه در اواسط دوره مالی بسته میشود. در ادامه به بررسی موقعیت هایی که سند اختتامیه در پایان دوره و اواسط دوره بسته میشود اشاره خواهیم کرد:

• صدور سند اختتامه طی یک دوره مالی:

گاهی مشتریان به دلایل خاصی پیش از اتمام قرارداد کار، همکاری را قطع میکنند یا به دلیل پرداخت نکردن بدهی ها همکاری قطع میشود. در چنین مواقعی، سند اختتامیه صادر میشود. که در راستای آن باید مانده بدهی مشتری را به عنوان مطالبات سوخت شده یا از بین رفته در نظر بگیریم. میتوانیم بدهی را به عنوان تخفیفات فروش به مشتری در نظر بگیریم تا حساب مشتری بسته شود.

شرح	بدهکار	بستانکار
تخفیفات به مشتری	۱۰,۰۰۰,۰۰۰
حساب های دریافتنی		۱۰,۰۰۰,۰۰۰

• بستن حساب ها در پایان دوره:

بستن حساب ها در پایان دوره مالی مرسوم تر است. شرکت ها برای آن که صورت حساب سود و زیان خود را به دست آورند و گزارشات پایان دوره را به مدیران ارشد تحویل دهند، باید سند اختتامیه صادر کنند. برای این کار باید مانده حساب های دائم به دوره مالی بعدی و صدور سند افتتاحیه انجام شود.

چند نوع سند اختتامیه وجود دارد؟

وقتی صحبت از بستن سال مالی میشود؛ یعنی اولین اقدامی که انجام میشود صفر شدن حساب ها است. برای صفر شدن مانده حساب ها باید تمامی حساب های موقت به دائم تبدیل شود. حساب های دائم، حساب هایی هستند که مانده آن ها به دوره مالی بعدی منتقل میشود ولی حساب های موقت جزو حساب هایی هستند که به سال مالی جدید منتقل نمیشوند. صدور سند اختتامیه با توجه به نوع هر سند متفاوت است. در ادامه به بررسی نمونه سند میپردازیم:

• نمونه سند موقت:

تمامی حساب هایی که در صورت حساب سود و زیان گزارش وارد میشوند، جزو حساب های موقت محسوب میشوند. حساب های سود و زیان نیز شامل انواع هزینه ها و درآمدها میباشد.  توجه داشته باشید که باید ابتدا سند اختتامیه را بزنید و بعد حساب های موقت را ببندید. پس آن که حساب موقت به حساب دائم تبدیل شود دیگر نمیتوانید هیچ تغیییری در آن ایجاد کنید.

• نمونه سند دائم:

همانطور که اشاره کردیم، حساب های دائمی به طور مستقیم به دوره مالی بعد انتقال پیدا میکند. در واقع حساب های دائمی بسته نمیشوند بلکه به تراز اختتامیه منتقل میشود. در واقع، مانده حساب های دائمی صفر نمیشود بلکه در اسناد سال مالی جدید وارد میشود. در سند اختتامیه، حساب های بدهکار به بستانکار تبدیل شده و حساب های بستانکار به بدهکار تبدیل میشود.

• نمونه سند مخلوط:

حساب های مخلوط همانطور که از نام آن ها مشخص است حساب هایی هستند که از حساب دائم و موقت تشکیل شده اند. برخی از مهمترین اسناد مخلوط عبارتند از اسناد پیش دریافت های هزینه یا پیش دریافت های درآمد. به عنوان مثال ، در یک کارخانه تولید پارچه، بیانه ای که بابت خرید مواد اولیه به تامین کنندگان پرداخت میشود نوعی پیش دریافت هزینه محسوب میشود. احتمالا این سوال برایتان پیش آید که با چنین حساب هایی که ماهیت آن ها به طور کامل مشخص نیست چه باید کرد؟

برای بستن حساب های مختلط باید در پایان سال مالی را یا به حساب دائم یا به حساب موقت تبدیل کنیم. منظور از تبدیل کردن، به موقع و به درستی انجام دادن امور مطالبات است که در پایاین سال مالی هیچگونه حساب مختلطی وجود نداشته باشد و همه حساب های مختط در دسته حساب های دائم یا موقت قرار بگیرند.

آموزش ثبت سند اختتامیه در نرم افزار حسابداری

تمامی نرم افزارهای حسابداری دارایی ماژولی به اسم ماژول حسابداری هستند. ممکن است نحوه ثبت سند اختتامیه در نرم افزارهای مختلف متفاوت باشد ولی نهایتا در همه نرم افزارهای کاربران باید یک فرآیند را طی کنند. در ادامه با ما همراه باشید تا نحوه ثبت سند اختتامیه در نرم افزار حسابداری سپیدار را به شما آموزش دهیم.

مرحله اول: بستن حساب های موقت در نرم افزار حسابداری سپیدار

پس از آن که از عدم وجود هر گونه مغایرت و خلاف ماهیت در حساب ها اطمینان حاصل کردید؛ سند قیمت تمام شده را میزنیم. مانده حساب های موقت را میبندیم و به حساب سود و زیان جاری متصل میشود. ( در نرم افزار حسابداری سپیدار این کار به صورت سیستمی و اتوماتیک انجام میشود و نیاز به ثبت دستی نیست). سپس دکمه صدور سند بستن حساب های موقت را انتخاب میکنیم.

توجه: پیش از آن که رقم سود و زیان جاری را وارد صورت سود و زیان کنیم حتما مالیات سال مربوطه را تشخیص دهیم. در این راستا،  باید سندی بزنیم که مبلغ مالیات به دست آمده امسال در ذخیره مالیات قرار بگیرد و باقی مانده حساب را وارد صورت سود و زیان انباشه کنیم. نحوه انجام این کار را در تصاویر زیر مشاهده خواهید کرد

برای محاسبه مالیات طبق فرمول زیر پیش بروید:

۵۴۳,۸۶۶,۲۰۵ × ۲۵% = ۱۳۵,۹۶۶,۵۵۱

 

 

ثبت سند حساب سود و زیان

نکته: برای اطمینان از صحت گزارش سود و زیان باید وارد قسمت مروز حساب ها شوید و از درست بودن داده ها اطمینان حاصل کنید. اگر داده ها به درستی در صورت سود و زیان قرار گرفته باشند؛ مانده حساب بدهکاران و بستانکاران صفر خواهد شد. همانطور که در تصویر زیر میبینید در قسمت مرور حساب ها> صدور سند اختتامیه و افتتاحیه > تبدیل اسناد موقت به دائم

مرحله دوم: صدور سند اختتامیه

پس از انجام تمامی مراحل فوق الذکر وقت آن است که سند اختتامیه را صادر کنید. گام به گام صدور سند اختتامیه در نرم افزار سپیدار به ترتیب زیر است

نتیجه گیری

در این مقاله به بررسی همه جانبه اسناد اختتامیه و آموزش نحوه ثبت سند اختتامیه در نرم افزارهای حسابداری پرداختیم. نکات بسیار مهمی حین انجام مراحل ثبت سند حسابداری وجود دارد که عدم انجام آن ممکن است چالش های زیادی را برایتان به وجود آورد. در دوره آموزش حسابداری ویژه بازار کار در شرکت حسابداری ازتا، صفر تا صد بستن حساب های در پایان سال مالی، ثبت اسناد اختتامیه و افتتاحیه آشنا میشوید. برای دریافت اطلاعات بیشتر با شماره ۹۰۰۰۴۶۵۶ تماس حاصل فرمایید.