کدینگ حسابداری

آیا تا به حال فکر کرده‌اید که چگونه حسابداران به دقت و سرعت بالا، تمامی تراکنش‌های مالی یک سازمان را ثبت و دسته‌بندی می‌کنند؟ پاسخ در سیستم پیچیده و کارآمدی نهفته است که به نام “کدینگ حسابداری” شناخته می‌شود.

کدینگ حسابداری، فرآیندی است که به وسیله آن حساب‌ها به صورت منظم و دسته‌بندی شده، کدگذاری می‌شوند تا ثبت و پیگیری عملیات مالی با سهولت و دقت بیشتری انجام گیرد. این سیستم نه تنها به استانداردسازی و یکپارچه‌سازی عملیات مالی کمک می‌کند، بلکه با افزایش سرعت و دقت، از بروز خطاهای انسانی نیز جلوگیری می‌کند.

امروزه کدینگ حسابداری در کسب و کارهای بزرگ کاربرد فراوانی دارد. زیرا در کسب وکارهای بزرگ که فرایندهای حسابداری پیچیده و زیاد می‌شود، کدینگ به آن‌ها نظم می‌دهد. نوع کدینگ برحسب نوع کسب وکار انجام می‌شود. به عنوان مثال کدینگ حسابداری تولیدی و کدینگ حسابداری صنعتی متفاوت هستند.

در این مقاله، به بررسی روش‌ها و انواع مختلف کدینگ حسابداری، نقش نرم‌افزارهای تخصصی در این زمینه و نکات کلیدی در طراحی و اجرای صحیح این سیستم خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید تا به دنیای منظم و دقیق کدینگ حسابداری نگاهی بیندازیم.

کدینگ حسابداری چیست؟

کدینگ حسابداری به طور کلی نوعی دسته‌بندی حساب‌ها در حسابداری است. این فرآیند معمولاً به صورت درختی انجام می‌شود، که رایج‌ترین روش کدینگ است. در این شیوه، حساب‌ها به دسته‌های مختلفی تقسیم می‌شوند که هر دسته دارای سطوح مختلف و کدهای تعریف‌شده متنوعی است.

این دسته‌بندی مشخص می‌کند که سرشاخه‌ها و زیرشاخه‌ها کدامند. این نوع دسته‌بندی و کدگذاری حساب‌ها را کدینگ حسابداری می‌نامند. کدینگ حسابداری با هدف مکانیزه کردن عملیات حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد. به طوری که حساب‌ها بر اساس نوع و حجم عملیات مالی در چند سطح تعریف می‌شوند و هر مجموعه عملیات دارای یک کد مشخص است.

حسابداران با استفاده از این کدها، عملیات حسابداری را به صورت صحیح ثبت می‌کنند. کدینگ باید به گونه‌ای طراحی شود که استانداردهای حسابداری را رعایت کند. در سیستم‌های حسابداری، کدینگ حسابداری معمولاً به صورت پیش‌فرض طراحی شده است، اما حسابداران باید این کدها را بررسی کرده و در صورت بروز مشکل یا مغایرت، آنها را اصلاح کنند.

کدینگ حسابداری با استفاده از نرم ‌افزار

نرم‌افزارهای حسابداری بهترین گزینه برای کدینگ حسابداری هستند. اگرچه می‌توان از نرم‌افزارهایی مانند اکسل استفاده کرد یا حتی کدینگ را روی کاغذ انجام داد، اما نرم‌افزارهای تخصصی حسابداری به دلیل امکانات و توانایی‌های فراوان، و همچنین امکان ایجاد تغییرات گسترده، بهترین انتخاب برای کدینگ حسابداری محسوب می‌شوند.

علاوه بر این، استفاده از نرم‌افزار حسابداری موجب افزایش سرعت و دقت در انجام این کار نیز می‌شود. یک شرکت حسابداری برای انجام کدینگ از این نرم افزارهای تخصصی استفاده می‌کند.

نکات مهم درباره کدینگ حسابداری

در مورد کدینگ حسابداری باید به نکات زیر توجه کنید.

• کدینگ حسابداری یک مسئله تخصصی است و باید توسط حسابداران و مدیران مالی با تجربه یا متخصصان این زمینه انجام شود.
• فرآیند کدینگ می‌تواند بسیاری از مشکلات مالی و حسابداری واحدهای اقتصادی را از بین ببرد یا جلوگیری از آنها را فراهم کند، اما برای دستیابی به این هدف، سیستم کدینگ باید به درستی طراحی شود.
• در تنظیم ساختار کدینگ باید به استاندارهای حسابداری، نوع فعالیت شرکت، کنترل داخلی و گزارش‌های درون و برون سازمانی باشد.

اهداف کدینگ در حسابداری

کدینگ حسابداری در هر کسب و کاری اهداف مختلفی را دنبال می‌کند.

• استانداردسازی و یکپارچه ‌سازی عملیات مالی: کدینگ حسابداری به منظور استفاده از یک الگوی مشخص، عملیات مالی را استانداردسازی کرده و یکپارچه می‌کند.

 

• افزایش سرعت و دقت: استفاده از کدینگ حسابداری باعث می‌شود عملیات مالی با سرعت بیشتری انجام شود و دقت در ثبت آنها افزایش یابد، همچنین این امر باعث کاهش خطای انسانی می‌شود.

 

• تسهیل در گزارشگیری: استفاده از کدینگ حسابداری باعث می‌شود که گزارش‌دهی برای حسابداران راحت‌تر و دقیق‌تر باشد.
• افزایش قدرت تصمیم‌گیری کاربران: با تسهیل پیدا کردن تحلیل گزارش‌های حسابداری، قدرت تصمیم‌گیری کاربران افزایش می‌یابد.

 

انواع کدینگ حسابداری

رایج‌ترین انواع کدینگ پنج نوع اصلی دارد.

کدینگ حفظی

کدینگ حفظی از جمله روش‌های ساده‌تر کدگذاری است. نخستین نوع کدینگ بر اساس حروف اول حساب‌ها است. در این روش، با استفاده از حرف اول کلمات برای کدگذاری حساب‌ها استفاده می‌شود. به عنوان مثال، برای کدگذاری حساب‌های دریافتی، از حروف ابتدایی حساب، مثل “ح-د”، استفاده می‌شود.

کدینگ متوالی یا پی در پی

در این روش، اعداد به شیوه پشت سر هم به حساب‌ها و داده‌ها تخصیص داده می‌شوند. به این نوع کدینگ، کدینگ سریالی نیز گفته می‌‌شود.

کدینگ سلسله مراتبی

این روش به عنوان یکی از پرکاربردترین روش‌های کدینگ حسابداری شناخته می‌شود و معمولا شرکت های بزرگ از این روش کدینگ استفاده میکنند زیرا میزان دقت و دسترسی راحت در این مورد بیشتر است. در این روش حساب‌ها و داده‌ها به صورت سلسله مراتبی و ساختارمند کدگذاری می‌شوند. چون کد حساب یک اعشار دارد که می­‌توان زیر گروه مورد نظر را به آن حساب اضافه کرد.

کدینگ توده‌ای

اگر یک کسب و کار بخواهد فقط در یک دوره مالی از کدینگ استفاده کند، روش توده‌ای مناسب‌ترین گزینه است. در این روش، کدها می‌توانند به یک حساب اختصاص داده شوند. با این حال، اگر کسب و کار قصد ادامه فعالیت پس از یک دوره مالی را داشته باشد، باید از روش کدینگ مناسبتری استفاده کند.

کدینگ وجهی

در این روش، اعداد و کدها بر اساس یک قرارداد استاندارد برای نوع خاصی از حساب‌ها و زیرمجموعه‌های آن تخصیص داده می‌شوند.

سطوح کدینگ حسابداری (لایحه‌های کدینگ حسابداری)

سیستم‌های کدینگ نرم‌افزاری پیشرفته، سطوح مختلفی برای کدینگ داده‌های حسابداری دارند که به کاربران این اجازه را می‌دهند تا برای دسته‌های مختلف داده‌ها، سطوح متعددی از کدینگ بتوانند اختصاص دهند. اصلی‌ترین این سطوح به صورت زیر است.

گروه حساب

اولین سطح در طبقه‌بندی حساب‌ها، گروه است که سرفصل‌های اصلی صورت‌های مالی را شامل می‌شود. در این سطح، نوع حساب تعیین می‌شود و زیرمجموعه هر گروه نوع یکسانی دارد. طبق استانداردهای حسابداری ایران، گروه‌های زیر توصیه می‌شوند:

– دارایی‌های غیر جاری

– دارایی‌های جاری

– بدهی‌های غیر جاری (بلند مدت)

– بدهی‌های جاری

– درآمدها

– حقوق صاحبان سهام (حقوق مالکانه)

– بهای تمام شده کالای فروش رفته و خدمات ارائه شده

– حساب‌های انتظامی

– هزینه‌ها

سطح کل

در این طبقه از  کدینگ، حساب‌ها شامل ترازنامه و صورت سود و زیان است که برای نوشتن دفاتر و گزارش‌گیری از این حساب‌ها کمک گرفته می‌شود. حساب‌ها در سطح کل به سه نوع بستانکار، بدهکار و مهم نیست تقسیم می‌شود.

در حساب کل، نیازها و فعالیت شرکت در این سطح قرار میگیرند و گروه حساب هابی شرکت را به ارقام کوچک تر تقسیم میکنند.

سطح کل بدهکار برای حساب‌های زیرمجموعه گروه هزینه‌ها و دارایی‌ها و  سطح کل بستانکار برای حساب‌های زیرمجموعه گروه بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام، و درآمدها به کار می‌رود. سطح کل “مهم نیست” برای حساب‌های زیرمجموعه گروه حساب‌های انتظامی به کار می‌رود.

سطح معین

آخرین سطح اصلی حساب‌، سطح معین است که برای صدور اسناد حسابداری تعریف همه حساب‌ها  تا این سطح الزامی است. تعریف سطوح تفصیلی برای سطح معین‌ها به صورت اختیاری و بر حسب نیاز هر شرکت انجام می‌شود. این سطح عملیاتی سیستم است که در صدور اسناد استفاده می‌شود.  در سطح معین گزارش ریز حساب ها مشخص میشود. ‌کد سطح معین شامل کد گروه، کد کل و ارقامی است که به معین اختصاص داده می‌شود.

حساب‌ها در سطح معین با سطوح تفصیلی مختلف مرتبط می‌شوند. این ارتباط به صدور صحیح‌تر و دقیق‌تر اسناد حسابداری و گزارش‌گیری شفاف‌تر کمک می‌کند. ماهیت حساب از نظر بدهکار یا بستانکار بودن در این سطح تعیین می‌شود.

سطح تفصیلی

جزئی‌ترین سطح حساب‌ها، حساب تفصیلی است که در لایه آخر قرار می‌گیرد.  این سطح کاملاً بر اساس فعالیت‌های خاص خود تعیین می‌شود. در واقع این سطح بخش کوچکتر از سطح معین است که باعث تسهیل شرایط و شناسایی حساب‌ها می‌شود.

حساب تفصیلی توصیف کننده حساب کل و معین است. در این سطح، نام مشتریان، حساب‌های بانکی و سایر سرفصل‌های شخصی هر مجموعه قرار می‌گیرند. حساب های تفصیلی انواع متعددی دارند، روش مدیریت حساب‌های تفصیلی و تعداد سطوح تفصیلی مورد استفاده در هر بنگاه اقتصادی می‌تواند متفاوت باشد.

کدهای شناور

حساب تفصیلی شناور، مستقل از معین هستند که در هر حساب در کل نرم‌افزار حسابداری یک کد حساب منحصربه فرد دارد.

 

کاربرد سیستم کدینگ در حسابداری

در سیستم‌های حسابداری مختلف، برای شناسایی بهتر و ساده‌تر حساب‌های شرکت و صورت‌های مالی از کدهایی به نام کدینگ استفاده می‌شود. سیستم کدینگ حسابداری موجب تسریع در امور حسابرسی شرکت می‌گردد. این کدها به گونه‌ای تنظیم می‌شوند که اقلام کالاها و خدماتی که به سرعت نقد می‌شوند، در اولویت قرار گیرند. با افزایش سختی و پیچیدگی فرآیند نقد شوندگی، کددهی نیز پیچیده‌تر می‌شود.

کدینگ حسابداری به فرآیند دسته‌بندی و مرتب‌سازی موضوعات و عناوین مرتبط با فعالیت‌های حسابداری یک شرکت یا سازمان اطلاق می‌شود. سیستم کدینگ حسابداری به حسابداران این امکان را می‌دهد که عملیات مالی را بر اساس نوع و سطح فعالیت سازمان دسته‌بندی و مرتب‌سازی کنند.

 

گاهی اوقات به دلیل تعدد حساب‌ها، رویدادهای مالی شرکت به بخش‌های کوچکتر تقسیم می‌شوند؛ به‌طوری‌که ساختار دسته‌بندی حساب‌ها و رویدادهای مالی شبیه به یک هرم یا درخت باشد. در این ساختار، هر شاخه درخت یک سرگروه دارد و در بخش‌های بعدی آن، حساب کل، حساب‌های معین و حساب‌های تفصیلی به ترتیب قرار می‌گیرند. بنابراین، در سیستم کدینگ حسابداری علاوه بر تعیین سرفصل‌های اصلی و فرعی فعالیت‌ها و موضوعات مرتبط، می‌توانیم ارتباط بین آن‌ها را تعیین کرده و برای ذی‌نفعان و افرادی که به اطلاعات دسترسی دارند، توضیح دهیم.

نتیجه گیری

حسابداری یکی از علوم کلیدی در دنیای امروز است که در تمامی حوزه‌ها و مشاغل کاربرد دارد. این علم، مانند سایر علوم، دارای مفاهیم و ساختارهای متنوعی است که به منظور بهره‌برداری عملی ایجاد شده‌اند. یکی از مفاهیم برجسته در حسابداری که با معرفی نرم‌افزارهای تخصصی به این رشته افزوده شده است، کدینگ حسابداری می‌باشد که تاثیر عظیمی در نظامند سازی اطلاعات مالی سازمان دارد.

این سیستم، حساب‌ها را برای شناسایی بهتر و براساس یک ساختار استاندارد دسته‌بندی می‌کند، که نقش مهمی در هماهنگی و انسجام عملیات‌های مالی ایفا می‌کند.

نرم افزارهای حسابداری به صورت پیش فرض کدینگ حسابداری دارند ولی اکثر سازمان ها نیاز دارند که کدینگ حسابداری را طبق سرفصل های مالی مخصوص شرکت خودشان تنظیم کنند. تیم حسابداری ازتا کدینگ حسابداری انواع شرکت های بازرگانی تولیدی و … را طبق استانداردهای حسابداری تنظیم میکنند. همچنین در دوره آموزش حسابداری ویژه بازار کار ازتا، کدینگ حسابداری را به صورت کاربردی  برای انواع بنگاه های اقتصادی آموزش خواهید دید.