شرکت ها و کسب و کارها موظف به انجام یک سری تکالیف قانونی در مهلتهای مقرر هستند که یکی از مهمترین تکالیف، مربوط به نگارش صحیح دفاتر قانونی است. در واقع شرکتها و کسب و کارها باید به نحوی دفاتر قانونی را تحریر کنند که مورد پذیرش سازمان امور مالیاتی قرار بگیرد. با توجه به این موضوع که نحوه نگارش دفاتر قانونی از یک سری قوانین مشخص پیروی میکند، یکی از بزرگترین دغدغههای حسابداران در شرکتها و کسب و کارها مختلف، آشنایی با نحوه نوشتن دفتر روزنامه و سایر دفاتر قانونی است.
به همین دلیل در این مطلب با اهمیت دفاتر قانونی و ضوابط و قوانین نگارش آنها به عنوان یکی از مهمترین وظایف حسابدار آشنا میشویم.
نحوه نوشتن دفتر روزنامه و کل
همانطور که گفته شد یکی از مهمترین وظایف یک حسابدار در کسب و کارهای مختلف، نگارش دفتر روزنامه و دفتر کل است؛ به همین دلیل حسابدار باید با نحوه نوشتن دفتر روزنامه در حسابداری آشنایی کامل داشته باشد. این کار خیلی پیچیده نیست اما با توجه به اینکه از حساسیت بالایی برخوردار است، به دقت زیادی نیاز دارد. در مورد نحوه نوشتن دفتر روزنامه و دفتر کل باید به این موضوع اشاره کرد که بر اساس مفاد آییننامه اجرایی ماده 95 قانون مالیاتهای مستقیم، حسابداران برای ثبت هر رویداد حسابداری، حداکثر 15 روز فرصت دارند؛ بر این اساس در صورتی که یک رویداد پس از 15 روز ثبت شود، منجر به بی اعتبار شدن دفاتر قانونی خواهد شد.
در مورد نحوه نوشتن دفتر روزنامه و دفتر کل باید گفت که این دفاتر دارای ستونهایی به شرح زیر هستند:
- شماره ردیف:
محل درج شماره سند حسابداری مربوط به رویداد مالی است.
- تاریخ:
سال مالیاتی در قسمت بالای تاریخ و روز و ماه در ستون مربوطه درج میشود.
- شماره دفتر کل (عطف):
محل درج شماره صفحه دفتر کل که اطلاعات سند مربوطه به آن صفحه منتقل شده است.
- شرح:
سطر اول مربوط به حساب بدهکار، سطر دوم حساب بستانکار و سطر سوم توضیح مختصری از رویداد حسابداری است.
- منقول از صفحه:
در قسمت پایین دفاتر مالی شماره هر صفحه درج شده است؛ در صورتی که یک صفحه تکمیل شود و نیاز به نوشتن در صفحه بعد باشد، شماره صفحه باید در بخش منقول از صفحه… درج شود.
- بدهکار:
مبالغ بدهکار در این ستون ثبت میشود.
- بستانکار:
مبالغ بستانکار در این ستون درج میشود.
در آموزش نحوه تحریر دفتر روزنامه باید گفت که این کار با درج کلیه اسناد حسابداری ادامه پیدا میکند تا صفحه به پایان برسد. اسناد حسابداری باید به ترتیب وقوع درج شوند و پس از تکمیل شدن یک صفحه، جمع ستون بدهکا و بستانکارر در پایین صفحه در دفتر روزنامه درج شود.
نحوه نوشتن دفتر روزنامه و کل و قلم خوردگی
همانطور که اشاره شد نحوه نوشتن دفتر روزنامه و کل از حساسیت بالایی برخوردار بوده و به همین دلیل باید با بالاترین دقت انجام شود؛ هر چه دقت در نگارش دفاتر قانونی بالاتر باشد، احتمال بروز خطا به میزان قابل توجهی کاهش پیدا میکند.
در واقع به حسابداران در شرکت حسابداری و سایر کسب و کارها تأکید میشود که درصد خطاها در نوشتن دفاتر قانونی به صفر رسانده شود. اما در صورتی که در نوشتن دفاتر اشتباه رخ داد، چه اقدامی باید کرد؟
در پاسخ به این سوال باید گفت که در صورت بروز اشتباه در زمان نوشتن دفاتر قانونی باید از مخدوش کردن یا تلاش برای پاک کردن اشتباه خودداری شود. برای اصلاح اشتباه پیش آمده کافی است که بر روی آن یک خط افقی با رنگ قرمز کشیده شده و در بالای آن عدد یا کلمه صحیح مرقوم شود. با توجه به حساس بودن نوشتن دفاتر قانونی، کلیه کسب و کارها میتوانند از خدمات ازتا به منظور تحریر دفاتر قانونی به اصولیترین روش بهرهمند شوند.
فرق دفتر روزنامه با دفتر کل چیست؟
دفتر روزنامه و دفتر کل جزو اصلیترین و مهمترین دفاتر قانونی در حسابداری هستند که با یکدیگر تفاوتهایی دارند. یکی از مهمترین تفاوتهای این دو دفتر، تعداد دفعات ورود اطلاعات و بهروزرسانی اطلاعات در آنها است. در نحوه نوشتن دفتر روزنامه و دفتر کل باید به این موضوع توجه شود که اطلاعات مالی که باید در هر کدام از این دفاتر درج شود نیز با یکدیگر تفاوت دارند.
کلیه اتفاقات تجاری در یک شرکت یا کسب و کار، مانند مطالبات و دیون، معاملات اوراق تجاری، وجوه برداشت شده بابت مخارج شخصی و واردات و صادارت باید در دفتر روزنامه ثبت شود. اما در دفتر کل خبری از اطلاعات جزئی نیست و تنها سرفصلهای حسابداری باید در آن درج شوند؛ به طور مثال جمع بدهکاران، بستانکاران، جمع دارایی، صندوق و سرمایه سرفصلهایی هستند که در دفتر کل ثبت میشوند.
دفاتر قانونی چه اهمیتی دارند؟
در مورد اهمیت دفاتر قانونی در حسابداری باید گفت که این دفاتر میتوانند وضعیت حسابهای یک شرکت یا کسب و کار را از نظر بدهکار یا بستانکار بودن به صورت دقیق و واضح نمایش دهند. یکی دیگر از موارد اهمیت دفاتر قانونی این است که میتوانند اشتباهات در حسابداری به خصوص در زمینه عدم ثبت معاملات و صورتهای مالی یا هر نوع اشتباه مانند ثبت تکراری را به میزان قابل توجهی کاهش دهند.
دفاتر قانونی حسابداری میتوانند تمام جزئیات مربوط به رویدادهای مالی را در تمام ابعاد به خوبی نمایش دهند؛ به طوری که اطلاعاتی مانند تاریخ، مقدار معامله، بدهکاری یا بستانکاری هر حساب به صورت دقیق در دفاتر قانونی ثبت شده و مشخص است. با توجه به اینکه اطلاعات و رویدادهای مالی در دفاتر قانونی به ترتیب زمان رخ دادن دستهبندی میشوند، دسترسی به این اطلاعات در آینده آسانتر خواهد بود.
چه زمانی باید دفاتر قانونی حسابداری دریافت کنیم؟
یکی دیگر از موضوعاتی که در نحوه نوشتن دفتر روزنامه و کل اهمیت دارد، زمان دریافت دفاتر قانونی است. در این خصوص باید گفت که کلیه اشخاص حقوقی و حقیقی گروه اول باید دفاتر قانونی مربوط به هر دوره مالی را پیش از آغاز سال مربوطه دریافت نمایند. بر این اساس شرکتها و کسب و کارها باید تا پایان اسفندماه هر سال تقاضای دریافت و پلمپ دفاتر قانونی را به اداره ثبت شرکتها ارسال نمایند.
چه زمانی باید دفاتر قانونی یا حسابداری را تحویل بگیریم؟
بستن سال مالی یکی از مهمترین اقداماتی است که در دفاتر قانونی باید انجام شود؛ در واقع اتمام سال مالی در صورتی که دفتر تمام نشده باشد نیز باید دفاتر قانونی بسته شده و پس از تأیید نهایی مدیر مالی به مراجع ذیربط تحویل داده شود.
پس از اینکه مؤدیان اظهارنامه عملکرد سال مورد نظر را ارسال کردند، پس از گذشت 3 الی 4 ماه نامهای به عنوان برگ دعوتنامه ارائه اسناد و مدارک مالیات عملکرد سال… از سوی ممیز دارایی دریافت میکنند. مؤدیان پس از دریافت این نامه 7 تا 15 روز مهلت دارند که دفاتر قانونی و سایر مدارک و اسناد خواسته شده را تحویل دهند.
انواع دفاتر روزنامه اختصاصی
دفاتر روزنامه اختصاصی در شرکتها و کسب و کارهای بزرگ که معاملات پرتکرار دارند، علاوه بر دفاتر عمومی مورد استفاده قرار میگیرند. این دفاتر بر اساس هدف شرکت، نوع محصول یا خدمات ارائه شده و همچنین نیاز یک واحد تجاری دارای انواع مختلف به شرح زیر هستند:
- دفتر روزنامه اختصاصی خرید
- دفتر روزنامه اختصاصی پرداختهای نقدی
- دفتر روزنامه اختصاصی فروش
- دفتر روزنامه اختصاصی دریافتهای نقدی
نمونه دفتر روزنامه
در مورد دفتر روزنامه باید به این موضوع اشاره کرد که این دفاتر به منظور انتقال اطلاعات مربوط به تراکنشهای مالی یا اسناد حسابداری باید دارای یک سری ستونها باشند. شماره سند، تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار و بستانکار از مهمترین ستونهای یک دفتر روزنامه هستند. اسناد حسابداری به ترتیب وقوع در این دفاتر ثبت میشوند. در تصویر زیر میتوان یک نمونه از صفحات دفتر روزنامه را مشاهده کرد.
اجزای دفتر روزنامه
همانطور که در نحوه نوشتن دفتر روزنامه و دفتر کل گفته شده، این دفاتر قانونی دارای اجزای مشخصی هستند که در زمان نگارش باید اطلاعات مورد نیاز در آنها درج شود. در واقع مهمترین وظایف حسابداران شرکت خدمات مالی و حسابداری این است که باید اطلاعات رویدادهای مالی را با نهایت دقت در قسمتهای مختلف دفتر روزنامه درج نمایند. اصلیترین اجزای یک دفتر روزنامه به شرح زیر است:
- شماره ردیف یا شماره سند حسابداری مربوط به رویداد مالی
- تاریخ وقوع رویداد مالی
- شماره دفتر کل (عطف)
- شرح
- نقل و منقول از صفحه
- بدهکار
- بستانکار
نکات مهم حین نوشتن دفتر روزنامه و کل
در آموزش نحوه تحریر دفتر روزنامه و کل باید گفت نوشتن دفاتر قانونی در حسابداری پیچیدگی زیادی ندارد بلکه جزو کارهایی است که به دقت بالایی نیاز دارد. نوشتن دفاتر قانونی از قوانین ویژهای برخوردار است که حسابداران در زمان نوشتن باید این قوانین را مورد توجه قرار داده و رعایت کنند. از مهمترین نکات در خصوص نحوه نوشتن دفتر روزنامه و کل میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- از خودکار، رواننویس یا خودنویس با رنگ مشکی به منظور ثبت اسناد و مدارک حسابداری در دفاتر قانونی استفاده شود. به افرادی که برای اولین بار قصد نوشتن دفاتر قانونی دارند توصیه میشود که از رواننویس یا خودنویس برای این کار استفاده نکنند و خودکارهایی که جوهر پس نمیدهند را برای این کار انتخاب نمایند.
- اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی باید بدون خط خوردگی روی سطرها نوشته شود.
- در زمان نوشتن توجه کنید که هیچ سطری خالی نماند زیرا این کار باعث رد شدن دفاتر توسط سازمان امور مالیاتی میشود.
- با توجه به حساس بودن تحریر دفاتر قانونی، به منظور جلوگیری از به وجود آمدن اشتباه و خط خوردگی در دفتر روزنامه و کل، توصیه میشود که ابتدا اطلاعات با مداد در دفتر درج شود و در آخر روی آنها با خودکار پررنگ شود.
- رعایت ترتیب تاریخ ها از اهمیت ویژه ای برخوردار است، تمامی معاملات باید به ترتیب تاریخی ثبت شوند و نباید هیچ فاصله زمانی بین ثبتها وجود داشته باشد.
- تمامی اطلاعات مربوط به تراکنشها شامل تاریخ، شرح معامله، مبلغ، طرف حساب، و شماره سند حسابداری باید ثبت شود. اطلاعات را ناقص ثبت نکنید.
اشتباهات متداول حین تحریر دفاتر قانونی
در تحریر و نوشتن دفاتر قانونی، رخ دادن برخی از اشتباهات توسط شرکتها و کسب و کارها به امری متداول تبدیل شده است. از جمله مهمترین اشتباهات متداول در نوشتن دفاتر قانونی میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- عدم دریافت دفاتر قانونی
- مغایر بودن اطلاعات ثبت شده در دفتر با اطلاعات نرمافزار حسابداری
- تأخیر در ثبت اطلاعات بیش از حد مجاز (بیش از 15 روز)
- عدم رعایت اصول مربوط به دفترنویسی
- ثبت اشتباه یا جا انداختن سند حسابداری
روش های اصلاح پلمپ دفاتر قانونی
برای اصلاح پلمپ دفاتر قانونی در صورت بروز اشتباه باید از روشهای زیر استفاده کرد:
- وجود اشتباه در مبلغ یا عنوان حسابها در زمان ثبت دفتر روزنامه و پیش از انتقال به دفتر کل: خط کشیدن روی مبلغ یا نام حساب اشتباه و نوشتن مبلغ یا عنوان صحیح در بالای آن
- صحیح بودن مبلغ اما بدهکار شدن حساب اثاثه به جای حساب ملزومات: خط کشیدن روی حساب اثاثه و نوشتن عنوان صحیح حساب در بالای آن
- کشف اشتباه بعد از انتقال به دفتر کل: انجام ثبت اصلاحی در دفتر روزنامه (کسر مبلغ مورد نظر از حساب قلی و اضافه شدن به حساب درست) یا انجام ثبت معکوس (برگرداندن ثبت اولیه نادرست و نوشتن ثبت صحیح در دفتر روزنامه)
- کشف اشتباهات در دوره مالی بعدی: اصلاح کردن به صورت معمول در صورت عدم تأثیر بر درآمد و هزینه دوره قبل و کاهش و افزایش سرمایه در صورت تأثیرگذاری بر درآمد و هزینه دوره قبل
مهمترین اشتباهات حین انتقال داده ها از دفتر روزنامه به دفتر کل می افتد
بیشترین و مهمترین اشتباهات در تحریر دفاتر قانونی، در زمان انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل رخ میدهد. برای رفع اشتباهات در این مرحله میتوان از دو روش استفاده کرد. در روش اول با استفاده از خودکار قرمز یک خط افقی روی عدد یا عبارت اشتباه کشیده و با استفاده از خودکار مشکی عدد یا عبارت صحیح در بالای آن نوشته شود. در روش دوم در دفتر کل یک ثبت اضافی زده میشود به طوری که بتواند اثر اشتباه رخ داده را خنثی کند.
رسیدگی به اشتباهات در نوشتن دفاتر قانونی از اهمیت زیادی برخوردار است زیرا این امکان وجود دارد که توسط ممیزان مالیاتی مجبور به پرداخت جرایم سنگین شوید. به همین دلیل استفاده از بهترین نرمافزار حسابداری به حسابداران کمک میکند که بتوانند اشتباهات خود را در ثبت دفاتر قانونی به صفر نزدیک کنند.
عواقب مهم خط خوردگی در دفاتر قانونی
همانطور که گفته شد در صورت بروز اشتباه در نوشتن دفاتر قانونی، میتوان از روش خط کشیدن روی اعداد و عناوین و نوشتن اعداد و عناوین صحیح در بالای آن استفاده کرد. اما باید توجه کرد که تعداد اشتباهات و خط خوردگیها از حد معمول زیادتر نباشد. در این شرایط اگر تعداد خط خوردگیهای موجود در دفاتر از عرف تعیین شده بیشتر باشد، این اختیار را به ممیزان مالیاتی میدهد که درخواست بررسی دقیقتر اسناد را داشته باشند و حتی در مواردی دفاتر قانونی ارائه شده را نپذیرفته و رد کنند.
در مورد خط خوردگی در دفاتر قانونی نمیتوان یک تعداد مجاز مشخص کرد. تعداد مجاز خط خوردگی در دفاتر به حجم دفاتر قانونی و همچنین نظر سرممیز بستگی دارد. به همین دلیل توصیه میشود که ثبت دفاتر قانونی با بالاترین میزان دقت انجام شود تا هر گونه اشتباه به صفر رسیده و نیاز به اصلاح و خط خوردگی وجود نداشته باشد.
معایب عدم تنظیم دفاتر قانونی چیست؟
جریمه و بروز بسیارای از مشکلات از مهمترین معایب و عواقب عدم تنظیم دفاتر قانونی توسط یک شرکت یا کسب و کار است. دریافت خدمات مشاوره مالیاتی در کرج، تهران و سایر شهرهای کشور این امکان را فراهم میکند که کسب و کارها و شرکتها با اطلاع از عواقب عدم تنظیم دفاتر قانونی و به منظور جلوگیری از جریمه و سایر عواقب، یک سال پیش از شروع سال مالی جدید به منظور دریافت دفاتر قانونی پلمپ شده اقدام نمایند.
سوالات متداول:
آیا خط خوردگی در دفاتر قانونی موجب رد شدن دفاتر میشود؟
یکی از روشهای تصحیح اشتباهات در دفاتر قانونی خط کشیدن روی اعداد و عناوین نادرست و نوشتن اعداد و عناوین صحیح در بالای آن است. در صورتی که این خط خوردگیها از حد عرف خارج نشود، مشکلی پیش نخواهد آمد اما در غیر این صورت میتواند منجر به رد شدن دفاتر قانونی شود.
چرا اسناد را در دفاتر روزنامه وارد میکنند؟
زمانی که اسناد و رویدادهای مالی به صورت دقیق در دفتر روزنامه ثبت میشوند، امکان نگهداری آرشیو جامع و قابل استناد از همه معاملات فراهم میشود. این کار به کسب و کارهای کمک میکند که در صورت نیاز به آسانی به سوابق مالی دسترسی داشته و همچنین در صورت نیاز، یک سند معتبر به منظور پاسخگویی به اشخاص ثالث مانند سازمانهای نظارتی و طلبکاران در اختیار داشته باشند.
آیا هر سال باید دفتر روزنامه جدید تهیه کنیم؟
بله؛ در پایان هر سال شرکتها و کسب و کارها برای دوره مالی بعدی باید درخواست دفاتر قانونی و پلمپ آنها را ارائه نمایند. این اقدام در صورت تمام نشدن دفاتر سال قبلی نیز باید انجام شده و دفتر جدید برای سال مالی آینده دریافت شود؛ حتی اگر یک شرکت در طول یک دوره مالی هیچ معامله یا رویداد مالی نداشته باشد نیز باید برای سال مالی بعدی خود یک دفتر جدید درخواست کند.
بدون دیدگاه