زمانی که یک معامله بین فروشنده و خریدار شکل می‌گیرد، فروشنده نسبت به صدور فاکتور اقدام می‌کند. در صورتی که خریدار یا فروشنده نسبت به فسخ قطعی معامله اقدام نمایند، باید ابطال فاکتور در سامانه مؤدیان انجام شود. در واقع مؤدیان مالیاتی در صورتی که به هر دلیل نسبت به فسخ قطعی اقدام کردند باید برای این کار اقدام نمایند تا امکان پاکسازی رکوردهای نادرست و همچنین تصحیح پایگاه داده مالیاتی فراهم شده و بتوان از دقت و شفافیت در گزارش‌دهی مالیاتی اطمینان کسب کرد. با توجه به اهمیت این موضوع در این مطلب با نحوه ابطال فاکتور در سامانه مؤدیان آشنا شده و نکات مهم آن را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
نحوه ابطال فاکتور در سامانه مودیان
فاکتور یا صورتحساب الکترونیکی در سامانه مؤدیان که حاوی اطلاعات فروش است در چهار نوع فاکتور اصلی، فاکتور اصلاحی، فاکتور ابطالی و برگشت از فروش وجود دارد. صورتحساب اصلی یا مرجع به صورتحسابی گفته میشود که در ابتدا ثبت شده و در کارپوشه سامانه مؤدیان می‌توان به آن دسترسی داشت. در مورد ثبت انواع فاکتور باید به این موضوع اشاره کرد که این کار توسط نرم‌افزارهای حسابداری یا شرکت‌های واسط انجام میشود. به همین منظور برای ابطال فاکتور باید از همان روش که ثبت شده، استفاده کرد. برای ابطال فاکتور در سامانه مؤدیان باید به روش زیر اقدام کرد:
- وارد نرم‌افزار حسابداری شده و فاکتور اصلی یا مرجع را باز می‌کنیم
- در این مرحله ابطال فاکتور را انجام می‌دهیم
- پس از ثبت ابطال فاکتور به تاریخ اصلاح یا اعلام ابطال فاکتور، ارسال گزارش به سامانه مؤدیان را انجام می‌دهیم.
پس از این کار فاکتور اصلی به صورت ابطالی در سامانه ثبت میشود و اطلاعات و جزئیات آن قابل مشاهده نیست؛ اما در زیر فاکتور گزینه‌ای لینک شده به فاکتور مرجع وجود دارد که از طریق آن می‌توان متوجه شد که کدام فاکتور ابطال شده است. در صورتی که مؤدی از خدمات شرکت‌های واسط استفاده کرده باشد برای ابطال فاکتور کافی است که شماره منحصر به فرد فاکتور مورد نظر را در اختیار شرکت قرار دهند تا آن‌ها با استفاده از نرم‌افزار خود نسبت به ابطال فاکتور اقدام نمایند.
چگونه فاکتور مورد نظر برای ابطال را انتخاب کنیم؟
همانطور که در نحوه ابطال فاکتور در سامانه مؤدیان گفته شد، مؤدی برای ابطال فاکتور باید از همان روشی که نسبت به ثبت فاکتور مرجع اقدام کرده، استفاده کند. در صورتی که مؤدی از نرم‌افزارهای حسابداری برای ثبت فاکتور مرجع استفاده کرده، برای انتخاب فاکتور و ابطال باید به روش زیر اقدام کند.
- انتخاب گزینه فاکتورها در داخل نرم‌افزار حسابداری
- جستجوی فاکتور مورد نظر با استفاده از فیلترهای موجود در بین لیست فاکتورهای ثبت شده
- کلیک بر روی فاکتور مورد نظر به منظور نمایش جزئیات آن و بررسی توسط مؤدی
در صورتی که مؤدی پس از بررسی جزئیات فاکتور به این نتیجه برسد که نیاز به تغییرات وجود دارد، باید آن را ابطال کرده و مجدد نسبت به ثبت فاکتور اقدام کند. این فاکتور پس از ابطال تا زمان ثبت کردن فاکتور جدید در دسته اسناد ثبت برگشت از فروش قرار می‌گیرند.
بعد از انتخاب صورتحساب در سامانه مؤدیان، چگونه فاکتور را باطل کنیم؟
همانطور که در آموزش نحوه ابطال فاکتور در سامانه مؤدیان گفته شد، مؤدی پس از جستجو و بررسی جزئیات فاکتور مورد نظر در صورت نیاز به تغییرات می‌تواند برای ابطال آن اقدام کند. مؤدی پس از انتخاب فاکتور مورد نظر در نرم‌افزار حسابداری برای ابطال آن باید اقدامات زیر را انجام دهد:
انتخاب دلیل ابطال فاکتور:
در این مرحله مؤدی باید از فهرست ارائه شده، دلیل خود برای ابطال فاکتور را انتخاب کند؛ مرجوعی کالا، عدم تطابق کالا با سفارش، نقص و… می‌تواند از دلایل ابطال فاکتور باشد.
ارسال درخواست ابطال:
مؤدی در این مرحله باید پس از انتخاب دلیل، گزینه ارسال درخواست ابطال را انتخاب کند تا درخواست در سامانه ثبت شود.
بررسی درخواست:
در این مرحله کارشناسان سامانه مؤدیان درخواست را بررسی کرده و در صورت تأیید فاکتور مربوطه ابطال شده و از سامانه حذف میشود.
فرایند ابطال فاکتور فروش در سامانه مؤدیان این امکان را فراهم می‌کند تا مؤدیان بتوانند فاکتورهای نادرست یا مشکل‌دار را از سیستم حذف کنند. البته این امکان وجود دارد که مشکلاتی در حذف و ابطال فاکتور به وجود آید که با استفاده از بهترین نرم‌افزار حسابداری برای ارسال دقیق صورتحساب به سامانه مؤدیان می‌توان از بروز مشکلات جلوگیری کرد.
چرا فاکتور در سامانه مودیان باطل نمی‌شود؟
همانطور که گفته شده در زمان ارسال فاکتور ابطالی در سامانه مؤدیان ممکن است مشکلاتی رخ داده و فاکتور مورد نظر ابطال نشود. این مشکل یا خطا ممکن است به یکی از دلایل زیر رخ دهد:
خطای تاریخ و زمان صدور صورتحساب:
این خطا در صورت رد شدن تاریخ صدور فاکتور از بازه زمانی مجاز نمایش داده میشود که با وارد کردن تاریخ صحیح می‌توان آن را رفع کرد.
خطای شماره مالیاتی صورتحساب مرجع:
این خطا در صورتی که شماره مالیاتی صورتحساب پیش از این به سامانه ارسال شده و دوباره استفاده شود، نمایش داده میشود. برای رفع این خطا باید شماره مالیاتی صحیح را وارد کرد.
خطای شماره اقتصادی خریدار یا فروشنده:
در صورت بیش از حد مجاز بودن شماره اقتصادی یا عدم انطباق آن با اطلاعات سامانه، این خطا نمایش داده میشود. به همین دلیل باید مطمئن شد که شماره‌ها صحیح وارد شده باشد.
تا چه تاریخی می‌توانیم فاکتور اصلاحی سامانه مودیان را اصلاح و ویرایش کنیم؟
بر اساس قوانین و مقررات سامانه مؤدیان، برای ابطال فاکتور در سامانه محدودیت زمانی وجود ندارد. در واقع مؤدی هر زمان که متوجه اشتباه در فاکتور شد یا نیاز به ابطال فاکتور به هر دلیل داشت، می‌تواند با استفاده از نرم‌افزار حسابداری یا شرکت‌های واسط نسبت به این کار اقدام کند. با این حال دو نکته مهم وجود دارد که در این موضوع باید مورد توجه قرار بگیرد:
- تاریخ ابطال:
تاریخ ابطالی که در سامانه توسط مؤدی ثبت میشود نباید بیش از 21 روز از تاریخ صدور فاکتور اولیه گذشه باشد.
- اثر مالیاتی:
زمانی که یک فاکتور ابطال میشود اثر مالیاتی آن در همان فصلی که ابطال شده محاسبه میشود. به همین دلیل در زمان اقدام به ابطال باید موارد مختلف مانند حد مجاز فروش در سامانه مؤدیان، قوانین پایانه‌های فروشگاهی و… مورد توجه قرار بگیرد.
ابطال فاکتور در سامانه و برگشت از حالت ابطال فاکتور
در خصوص سامانه مؤدیان باید به این موضوع اشاه کرد که مؤدیان علاوه بر امکان اصلاح فاکتورهای ارسالی در سامانه، می‌توانند در مواقع نیاز از گزینه ابطال فاکتور در سامانه نیز استفاده کنند. در مورد ابطال فاکتور در سامانه مؤدیان باید این نکته را مورد توجه قرار داد که در صورتی که فاکتور در سامانه مؤدیان ابطال شود، امکان ابطال و برگشت از حالت ابطال وجود ندارد.
چه مواردی باعث میشود که نیاز به ابطال فاکتور باشد؟
زمانی که دو شخص به عنوان فروشنده و خریدار با یکدیگر وارد معامله می‌شوند، فاکتور یا صورتحساب برای این منظور صادر میشود. به هر دلیل امکان دارد که نیاز به ابطال فاکتور صادر شده وجود داشته باشد.
در مورد نحوه ابطال فاکتور در سامانه مؤدیان باید گفت که در مواردی مانند اشتباه در اطلاعات خریدار، شناسه کالا یا خدمات، تاریخ صدور فاکتور، عدم تحقق معامله، نقص یا خرابی کالا، مرجوعی کالا، عدم تطابق کالا با سفارش و… نیاز به ابطال فاکتور وجود دارد. در واقع هر دلیلی که باعث از بین رفتن معامله بین فروشنده و خریدار شود، می‌تواند منجر به ابطال فاکتور شود.
در چه صورت باید فاکتورهای برگشت از فروش ثبت کرد؟
در صورتی که پس از صدور صورتحساب الکترونیکی توسط فروشنده، خریدار تمام یا بخشی از کالا یا خدمات ارائه شده را برگشت دهد، در این شرایط فروشنده باید برای صدور فاکتور برگشت از فروش در سامانه مؤدیان اقدام کند. در مورد فاکتور برگشت از فروش به این نکته توجه داشته باشید که این فاکتورها فقط برای صورتحساب‌های اصلی و اصلاحی قابل صدور است.
اگر یک فروشنده یا ارائه دهنده خدمات قصد داشته باشد که برای یک فاکتور یا صورتحساب صادر شده در سامانه مؤدیان، فاکتور برگشت از فروش ثبت کند باید موارد برگشت داده شده را به عنوان یک فاکتور برگشتی ثبت کرده و در نهایت شماره منحصر به فرد فاکتور اصلی را به عنوان شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب مرجع ثبت کند. پس از این کار با استفاده از نرم‌افزار حسابداری تغییرات بر روی فاکتور اصلی اعمال شده و موارد برگشت شده از داخل فاکتور حذف میشود.
در این شرایط مؤدی می‌تواند با انتخاب لینک فاکتور اصلی در زیر فاکتور برگشتی، موارد اصلاح شده را مشاهده کند. به همین دلیل آشنایی با سامانه مؤدیان و قانون پایانه‌های فروشگاهی به منظور جلوگیری از بروز مشکل در این فرایند از اهمیت زیادی برخوردار است.
چه مواردی باعث میشود که فاکتور نیاز به اصلاح داشته باشد؟
صورتحساب یا فاکتور به سندی گفته میشود که فروشنده یک کالا یا خدمات برای خریدار صادر می‌کند. در این سند اطلاعات مختلفی مانند اطلاعات خریدار، اطلاعات فروشنده، تاریخ صدور، میزان فروش کالا، قیمت واحد، قیمت کل کالا یا خدمات، مبلغ مالیات بر ارزش افزوده و… درج میشود.
در صورتی که در زمان صدور صورتحساب یا فاکتور هر یک از موارد گفته شده به صورت اشتباه ثبت شده باشد، در این شرایط نیاز به اصلاح فاکتور وجود دارد. برای اصلاح فاکتورهای ارسالی در سامانه مؤدیان باید به این نکته توجه کرد که امکان اقدام به صورت مستقیم بر روی فاکتور اصلی وجود ندارد؛ در این شرایط باید با ارجاع به شماره منحصر به فرد مالیاتی فاکتور اصلی نسبت به اصلاح یا ابطال فاکتور اقدام شود.
در فاکتورهای اصلاحی چه مواردی قابل ویرایش است؟
در خصوص فاکتورهای فروش باید گفت که امکان اصلاح و ویرایش اطلاعات در فاکتور ارسال شده از طریق نرم‌افزار حسابداری یا شرکت‌های واسط در سامانه مؤدیان وجود دارد. در واقع در صورتی که اشتباهاتی در فاکتور اصلی وجود داشته باشد که نیاز به اصلاح دارد، می‌توان در نرم‌افزارهای حسابداری با ثبت یک فاکتور اصلاحی و درج کردن شماره منحصر به فرد مالیاتی فاکتور اصلی، موارد نیازمند اصلاح را به راحتی در فاکتور اصلی ویرایش کرد.
در صورتی که مؤدی از خدمات شرکت‌های واسط برای ثبت فاکتور فروش استفاده می‌کند، در صورت نیاز به اصلاح فاکتور اصلی می‌تواند موارد اصلاحی را به همراه شماره منحصر به فرد فاکتور در اختیار شرکت قرار دهد تا فرایند ثبت فاکتور اصلاحی توسط شرکت و با استفاده از نرم‌افزار حسابداری انجام شود.
نکته مهم دیگر که در مورد اصلاح فاکتور باید مورد توجه قرار داد این است که امکان رخ دادن اشتباه در فاکتور اصلاحی ارسال شده نیز وجود دارد.
از این رو امکان اصلاح فاکتور در سامانه مؤدیان در صورت بروز اشتباه در فاکتور اصلی و اصلاحی وجود دارد.
چه مواردی در ابطال فاکتور در سامانه مودیان تاثیرگذار است؟
همانطور که در مورد نحوه ابطال فاکتور در سامانه مؤدیان گفته شد، مواردی وجود دارد که در ابطال فاکتور در سامانه مؤثر است. به همین دلیل برای اطمینان از موفقیت‌آمیز بودن فرایند ابطال در سامانه، رعایت موارد زیر الزامی است:
بررسی دقیق جزئیات فاکتور:
قبل از اقدام به ابطال باید جزئیات فاکتور مانند شماره فاکتور، تاریخ صدور، مشخصات خریدار و مبلغ به دقت بررسی شده و به صورت صحیح درج شود. زیرا وجود هرگونه خطا یا عدم انطباق در این اطلاعات باعث مختل شدن فرایند ابطال میشود.
هماهنگی با کارفرما یا واحد مالی:
همانطور که اشاره شد، ابطال فاکتور گزارش‌های مالیاتی و حسابداری را تحت تأثیر قرار می‌دهد. به همین دلیل پیش از اقدام به ابطال باید هماهنگی لازم با کارفرما یا واحد مالی انجام و تأییدیه از مسئولان مربوطه به منظور جلوگیری از مشکلات احتمالی، دریافت شود.
توجه به بازه زمانی ابطال فاکتور:
در قوانین مالیاتی بازه زمانی مشخصی برای ابطال فاکتور پس از صدور در نظر گرفته شده است. در صورتی که به مهلت قانونی در نظر گرفته شده بی‌توجهی شود، در خواست ابطال فاکتور در سامانه رد شده و منجر به بروز مشکلات مالیاتی یا قانونی میشود. برای اطلاع دقیق از بازه زمانی مجاز برای ابطال فاکتور و سایر فرایندهای مالیاتی می‌توانید از کارشناسان شرکت حسابداری اَزتا ازتا کمک بگیرید.
نتیجه گیری
با توجه به اینکه فروشندگان کالاها و خدمات برای خریداران فاکتور صادر کرده و این فاکتورها را در سامانه مؤدیان مالیاتی ارسال می‌کنند، در صورتی که به هر دلیل معامله بین آن‌ها فسخ شده و تمام یا بخشی از کالا و خدمات توسط خریدار برگشت داده شود، فروشنده باید نسبت به ابطال فاکتور اقدام نماید. در واقع آشنایی با نحوه ابطال فاکتور در سامانه مؤدیان به اشخاص حقیقی و حقوقی کمک می‌کند که در صورت فسخ شدن معامله یا بروز اشتباه در ثبت صورتحساب یا فاکتور در سامانه، در مدت زمان قانون مشخص شده نسبت به ابطال یا اصلاح فاکتور اقدام کرده و از بروز مشکلات مالیاتی و قانونی جلوگیری نمایند.
در صورت هر گونه خطا در فاکتور های ارسالی برای سامانه مودیان توضیه میشود از خدمات مشاوره مالیاتی درکرج اَزتا بهره مند شوید.
سوالات متداول
1- آیا ابطال فاکتور باعث ایجاد جریمه میشود؟
خیر؛ در صورتی که فاکتور در مهلت زمانی تعیین شده ابطال یا اصلاح نشود مشکلات مالیاتی و قانونی به دنبال خواهد داشت.
2- آیا می‌توان فاکتوری که توسط مشتری تأیید شده رو هم باطل کرد؟
بله؛ در این شرایط ابطال یا اصلاح فاکتور در سامانه نیاز به تأیید خریدار دارد.
3- در چه شرایطی سازمان امور مالیاتی ابطال فاکتور رو نمی‌پذیرد؟
در صورتی که اطلاعات درج شده در فاکتور مانند شماره مالیاتی، تاریخ و زمان صدور، شماره اقتصادی خریدار و فروشنده، مبلغ فروش و… اشتباه بوده و با اطلاعات سامانه انطباق نداشته باشد، ابطال فاکتور رد میشود.
4- آیا ابطال فاکتور در سامانه مودیان، محدودیت زمانی دارد؟
بر اساس قوانین سامانه مؤدیان مالیاتی زمان ابطال فاکتور در سامانه نباید از تاریخ صدور و ثبت فاکتور اصلی نباید از 21 روز بیشتر شده باشد.
بدون دیدگاه