تحویل کار حسابدار از حسابدار قبلی، یکی از حساسترین و حیاتیترین مراحل مدیریت مالی در هر کسب و کار محسوب میشود. بسیاری از مشکلات مالی، جرایم مالیاتی، اختلافات حسابرسی و حتی بحرانهای مدیریتی، نه به دلیل ضعف حسابداری، بلکه به دلیل تحویل غیر اصولی یا ناقص کار حسابداری ایجاد میشوند. در شرایطی که یک حسابدار به هر دلیلی (قطع همکاری، تغییر شغل، تعدیل نیرو، برونسپاری یا تغییر ساختار سازمانی) از مجموعه جدا میشود، انتقال دقیق، شفاف و مستند اطلاعات به حسابدار جدید اهمیت دوچندانی پیدا میکند.
این انتقال اگر بدون برنامه، چکلیست و نظارت انجام شود، میتواند باعث از بین رفتن دادههای مالی، مغایرت در حسابها و ایجاد ریسکهای قانونی جدی شود. به همین دلیل در این مطلب قصد داریم با اهمیت و مراحل تحویل اصولی امور حسابداری از حسابدار قبلی آشنا شویم.
چرا تحویل اصولی کار حسابداری بسیار مهم است؟
یکی از اصول مهم حسابداری مالی، رعایت اخلاق حرفهای است که یکی از مصادیق آن تحویل کار حسابداری به صورت اصولی است. تحویل کار حسابدار از حسابدار قبلی فقط به جابجایی فایلها و اسناد محدود نمیشود؛ بلکه فرایند انتقال دانش مالی، سوابق حسابداری و مسئولیتهای قانونی یک مجموعه است.
از مهمترین دلایل اهمیت تحویل اصولی کار حسابداری میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- جلوگیری از بروز خطا و مغایرت مالی:
اگر اطلاعات حسابداری به نحو صحیح از حسابدار قبلی منتقل نشود، حسابدار جدید با دادههای ناقص یا اشتباه مواجه خواهد شد که این موضوع منجر به مغایرت در مانده حسابها، اشتباه در گزارشهای مالی و اختلال در ثبت اسناد جاری میشود.
- کاهش ریسک جرایم مالیاتی و قانونی:
حسابداری ارتباط مستقیم با مالیات، بیمه، ارزش افزوده و گزارشهای قانونی دارد. به همین تحویل ناقص کار حسابداری میتواند باعث عدم ارسال به موقع اظهارنامهها، اشتباه در محاسبه مالیات و در نتیجه جریمههای سنگین مالیاتی شود.
- حفظ تداوم عملیات مالی شرکت:
تحویل اصولی باعث میشود عملیات مالی شرکت بدون وقفه ادامه پیدا کند. در نتیجه پرداختها، دریافتها و حقوق کارکنان دچار مشکل نشده و مدیران میتوانند به اطلاعات مالی قابل اعتماد دسترسی داشته باشند.
- افزایش شفافیت و پاسخگویی:
وقتی تحویل کار حسابدار از حسابدار قبلی به صورت مستند و اصولی انجام شود، مسئولیتها شفاف است و در صورت بروز اختلاف، امکان پیگیری دقیق وجود دارد.
بهترین زمان برای تحویل کار حسابداری از حسابدار قبلی چه زمانی است؟
یکی از سوالهای مهمی که در مورد تحویل کار حسابداری مطرح میشود این است که زمان تحویل گرفتن کار از حسابدار قبلی کی است؟
برای تشخیص بهترین زمان، آشنایی با سال مالی از اهمیت زیادی برخوردار است. سال مالی در حسابداری به دوره یک ساله گفته میشود که شرکتها و کسب و کارها انتخاب میکنند که در این بازه زمانی اطلاعات مالی خود را گزارش دهند.
سال مالی برای سازمانها، شرکتها و کسب و کارهای مختلف میتواند با توجه به نوع فعالیت متفاوت باشد.
یکی از موارد مهم در چک لیست وظایف حسابدار این است که باید گزارش کارکرد واحد مالی را در طی یک سال مالی در تیر ماه سال بعد از طریق اظهارنامه عملکرد و دفاتر پلمپ تحویل سازمان امور مالیاتی دهد. سازمان امور مالیاتی مدارک و مستندات را بررسی کرده و در صورتی که مورد تأیید باشد، برگ تشخیص مالیاتی صادر میکند.
به همین دلیل بر اساس تجربه بهترین زمان برای تحویل کار حسابدار از حسابدار قبلی، بعد از تیر ماه است.
مراحل تحویل کار حسابداری چیست؟
یکی از ویژگیهایی که در شرح وظایف کمک حسابدار و حسابدار مورد تأکید قرار میگیرد و نقش مهمی در موفقیت آنها ایفا میکند، امانتدار و مسئولیتپذیری است. زمانی که یک فرد به عنوان حسابدار در یک مجموعه شروع به فعالیت میکند باید یک سری اسناد و مدارک را تهیه، تنظیم و نگهداری کرده و در زمان تحویل کار حسابداری به حسابدار جدید تحویل دهد. مدارک و مستنداتی که باید در زمان تحویل کار حسابدار از حسابدار قبلی دریافت شود به شرح زیر است:
- آخرین وضعیت مالیاتی شرکت (مانده حسابها و اسناد و مدارک پیوست طبق گزارش تراز نامه)
- آخرین مفاصا حساب مالیات عملکرد، ارزش افزوده و بیمه تأمین اجتماعی
- آخرین لیست بیمه و مهلت پرداخت آن (وضعیت پرونده مالیاتی و بیمهای)
- لیست چکهای مشتریان از قبیل نزد صندوق، در جریان وصول و برگشتی
- دستهچکهای مربوط شرکت
- ریز اسناد موجود داخل صندوق (به همراه وجه نقد داخل صندوق)
- لیست حسابهای بانکی به همراه مانده حساب و صورتحساب مربوطه و تطبیق با دفاتر
- دفاتر قانونی شرکت (دفاتر قانونی پلمپ شده شرکت حتی اگر سفید باشد)
- آخرین تراز آزمایشی مربوط به حسابها و کنترل خلاف ماهیت حسابها به همراه امضای حسابدار تحویل دهنده
- اسناد تضمینی نزد شرکت و کنترل آن با حسابهای انتظامی
- لیست قراردادهای شرکت به همراه زونکن قراردادها
- رمز عبور و نام کاربری مالیات، بیمه و ارزش افزوده و معاملات فصلی
- اسناد حسابداری باید مطابق با تاریخ روز ثبت شده باشد.
- مهرهای دريافت و پرداخت و هر گونه مهر مربوط به قسمت حسابداري
- نرم افزار حسابداری مورد استفاده و قفلهای آن (به همراه آخرین بکآپهای نرم افزار به تاریخ روز تحویل)
- لیست کلیه دارائیهای ثابت و مشخصات آنها (آخرین لیست موجودی کالاها و لیست آخرین انبارگردانی)
- آخرین لیست محاسبه و پرداخت حقوق پرسنل (آخرین فیشهای واریزی مالیات حقوق پرسنل و مالیات بر درآمد شرکت)
- آخرین اساسنامه شرکت و آخرین تغییرات صورت گرفته در آن
حالات مختلف تحویل کار حسابداری
در زمان تحویل کار حسابدار از حسابدار قبلی در یک شرکت، سازمان یا کسب و کار ممکن است با یکی از دو حالتهای زیر مواجه شوید:
- مجموعه حسابدار و سیستم حسابداری دارد که ممکن است رویه آن منظم یا نامنظم باشد. در این حالت حسابدار جدید باید اسناد و مدارک مالی مجموعه را از حسابدار قابلی به هر حالت و وضعیتی که اتفاق افتاده تحویل بگیرد. پس از تحویل حسابدار جدید باید یک چکلیست حاوی ایرادات و نواقص موجود در مدارک و اسناد آماده کرده و صورتجلسه را تحویل مدیریت مجموعه دهد.
- در حالت دوم ممکن است مجموعه مورد نظر تازه تأسیس باشد یا فاقد نیروی حسابداری و سیستم حسابداری منظم یا نامنظم باشد. در این شرایط به دلیل عدم حضور فردی به عنوان گرداننده امور مالی یا عدم انجام امور حسابداری به صورت تخصصی، حسابدار جدید با چالشهای بیشتری در خصوص نقص مدارک و مستندات و همچنین چالشهای مالیاتی مواجه میشود. در این شرایط استفاده از خدمات مشاوره مالیاتی میتواند به رفع چالشهای موجود کمک کند.
اهمیت داشتن چک لیست حسابداری
در تحویل کار حسابدار از حسابدار قبلی داشتن چک لیست حسابداری از اهمیت زیادی برخوردار است. چک لیست حسابداری یک سند رسمی است که در آن تمام موارد، اسناد و گزارشهای مالی به همراه توضیحات و پیوستها ثبت میشود. در نتیجه چک لیست تضمین میکند هیچ بخش مهمی از فرآیند تحویل کار فراموش نمیشود. از مزایای چک لیست حسابداری میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- کاهش خطای انسانی
- جلوگیری از اختلافات
- افزایش سرعت تحویل
- شفافسازی مسئولیتها
- ایجاد نظم در اسناد مالی
- امکان پیگیری دقیق در آینده
مراحل ساخت چک لیست حسابداری
برای استفاده صحیح از چک لیست در زمان تحویل کار حسابدار از حسابدار قبلی باید موارد زیر در ساخت چک لیست مورد توجه قرار بگیرد:
- تهیه فهرست کامل از اقلام تحویل شامل کلیه اسناد مالی، گزارشهای حسابداری، مدارک مالیاتی و پروندههای مرتبط
- ثبت توضیح و پیوست برای هر مورد به صورت مختصر و در صورت نیاز
- کنترل و تأیید کلیه موارد توسط شخص تحویل گیرنده و تحویل دهنده
- ثبت تاریخ و امضا به صورت دقیق در زمان تحویل
- امضاء و مهر مدیر عامل مجموعه
توصیه متخصصان ازتا حین تحویل کار از حسابدار قبلی
حسابداری یکی از مهمترین ارکان در هر سازمان و کسب و کار به حساب میآید که به صورت مستقیم با امور و فرایندهای مالی مجموعه سروکار دارد. انجام این امور به صورت دقیق و اصولی به پیشرفت مجموعه کمک کرده و از بروز مشکلات و جرایم قانونی و مالیاتی جلوگیری میکند. متخصصان ازتا به عنوان یک شرکت حسابداری پیشرو در ارائه خدمات مالی رعایت نکات زیر را در زمان تحویل کار حسابدار از حسابدار قبلی توصیه میکنند:
- تحویل کار را به صورت مکتوب و مستند انجام دهید.
- از تحویل شفاهی اطلاعات پرهیز کنید.
- بکآپ کامل از اطلاعات ذخیره شده روی کامپیوترها بگیرید.
- مسئولیت دورهها را به صورت شفاف تعیین کنید.
- صورتجلسه تحویل را بدون ابهام تنظیم کنید.
سوالات متداول:
1- چه مدارکی باید حتماً از حسابدار قبلی تحویل گرفته شود؟
در زمان تحویل کار حسابداری کلیه مدارک مالی از جمله دفاتر قانونی و گزارشهای مالی، اسناد حسابداری (فاکتورها، رسیدها)، فایلهای نرمافزار حسابداری و بکآپ، اظهارنامههای مالیاتی و ارزش افزوده، لیست حقوق و بیمه کارکنان و دسترسی به سامانههای مالیاتی و بیمه باید از حسابدار قبلی تحویل گرفته شود.
2- چک لیست حسابداری چیست و چه مزایایی دارد؟
چک لیست حسابداری، فهرستی ساختارمند از تمام وظایف، اسناد و اطلاعات مالی است که در تحویل کار حسابداری استفاده میشود. این ابزار باعث کاهش خطا، افزایش شفافیت، تسریع فرآیند تحویل و جلوگیری از اختلافات آینده میشود.
بدون دیدگاه