در دنیای امروز که شاهد پیشرفت و گسترش کسب و کارهای مختلف هستیم، درصد زیادی از کسب و کارهای جدید و قدیمی و با سابقه به دلیل کمبود فضای فیزیکی و همچنین عدم امکان استخدام نیروی کار ثابت، از روش‌های دورکاری و برون‌سپاری برای انجام فعالیت‌های خود استفاد میکنند.
یکی از زمینه‌هایی که به طور معمول در کسب و کارها برون‌سپاری میشود، امور حسابداری است. برون سپاری حسابداری با توجه به اهمیت انتخاب حسابدار یا مجموعه ارائه‌دهنده خدمات حسابداری معتبر و مطمئن، کار حساس و سختی است؛ اما در صورتی که این کار به نحو صحیح و دقیق انجام شود، می‌تواند نقش بسیار مهمی در موفقیت و پیشرفت کسب و کار و از همه مهمتر کاهش دغدغه مالی مدیران داشته باشد.
برون سپاری در حسابداری
برون‌سپاری (Outsourcing) به قراردادی گفته میشود که بین یک شرکت با یک شخص، تیم یا شرکت دیگر منعقد میشود و بر اساس آن انجام بخش از امور شرکت به شخص، تیم یا شرکت دیگر واگذار میشود.
در صورتی که یک شخص، تیم یا شرکت انجام بخشی از امور یک شرکت را به دلیل اینکه زمان، مهارت یا فضای کافی برای آن وجود ندارد، در داخل شرکت یا خارج از شرکت بر عهده بگیرد، در این شرایط برون سپاری انجام شده است.
برون سپاری حسابداری (Accounting Outsourcing) نیز به همین صورت است؛ به این معنی که طی یک قرارداد شرکت کارفرما، بخشی از امور حسابداری خود را به یک فرد، تیم یا شرکت دیگر واگذار می‌کند. در قراردادی که دو طرف بسته میشود زمان و نحوه تحویل امور حسابداری و همچنین هزینه‌های مربوط به انجام این امور به صورت دقیق مشخص میشود.
نکته مهمی که در مورد برون سپاری در حسابداری باید مورد توجه قرار بگیرد این است که نباید کلیه امور حسابداری یک شرکت برون‌سپاری شود؛ بلکه می‌توان بخشی از امور مربوطه را به صورت دوره‌ای برون سپاری کرد. همچنین در برون سپاری باید امور را به افراد و شرکت‌هایی واگذار کرد که از تخصص و تعهد بالایی برخوردار باشند.
برون سپاری حسابداری چه مزایایی دارد؟
یکی از موضوعاتی که باعث شده برون سپاری حسابداری در سالهای اخیر توسط شرکت‌ها و کسب و کارها مورد توجه قرار بگیرد، مزایایی است که این کار به همراه دارد. از مهم‌ترین مزایای برون سپاری امور حسابداری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
استفاده از قوانین به‌روز در حسابداری:
یکی از مهم‌ترین مزایای برون سپاری حسابداری برای شرکت‌ها واگذاری امور به افراد یا شرکت‌هایی است که به صورت تخصصی در زمینه حسابداری فعالیت میکنند. این موضوع باعث میشود که امور با جدیدترین نرم‌افزارها و بر اساس آخرین و به‌روزترین قوانین در این حوزه انجام شود.
به حداقل رساندن تخلفات مالی:
به عنوان یکی دیگر از مزیت‌های برون سپاری در حسابداری می‌توان به کم شدن دغدغه مدیران و صاحبان کسب و کارها نسبت به تقلب و تخلف نیروهای داخلی اشاره کرد. با توجه به اینکه شرکت‌های حسابداری موظف به ارائه ریز تراکنش‌ها و میزان کیفیت خدمات خود هستند، تخلفات مالی در شرکت به حداقل می‌رسد.
صرفه‌جویی در زمان:
یکی از اموری که در شرکت‌ها و کسب و کارهای مختلف وقت‌گیر و زمان‌بر محسوب می‌شوند، امور حسابداری هستند. موضوع زمان‌بر بودن امور حسابداری در صورت بروز خطا توسط حسابدار، تشدید میشود. استفاده از خدمات حسابداری شرکت‌های تخصصی به صورت برون سپاری باعث میشود که امور به دلیل تخصص و تجربه بالای این شرکت‌ها سریع‌تر و دقیق‌تر انجام شده و به همین دلیل در زمان صرفه‌جویی شود.
انجام امور حسابداری با بالاترین کیفیت و دقت:
در شرکت‌هایی که به صورت تخصصی در حوزه حسابداری فعالیت میکنند،متخصصان مختلف برای هر امور خاص حسابداری وجود دارد. مثلا واحد امرو مالی متخصصان مجزا دارد و واحد مالیاتی متخصصان جداگانه ای دارد. با توجه به مهارت و تجربه بالای کارشناسان و متخصصان در این شرکت‌ها، امور حسابداری با بالاترین دقت و کیفیت انجام میشود.
پیشگیری از جرائم مالیاتی:
بروز اشتباه در محاسبات مالی یک شرکت باعث میشود که شرکت مشمول جرایم مالیاتی شود. یکی از مزایای برون سپاری حسابداری، جلوگیری از بروز خطاها و افزایش دقت در محاسبات است که نتیجه آن پیشگیری از جرایم مالیاتی خواهد بود.
صرفه‌جویی در هزینه‌ها:
یکی از جذاب ترین دلایلی که مدیران امور حسابداری خود را برون سپاری میکنند و تیم حسابداری مستقر استخدام نمیکنند، صرفه جویی در هزینه هاست. اگر یک شرکت بخواهد برای انجام امور حسابداری خود یک نفر یا یک تیم ثابت استخدام کند باید هزینه‌هایی مانند حقوق، بیمه، سنوات، عیدی، پاداش، استهلاک سیستم‌ها، فضای کار و… را در نظر بگیرد. در حالی که برون سپاری حسابداری باعث حذف بسیاری از این هزینه‌ها و صرفه‌جویی میشود.
عدم نیاز به استخدام نیروی انسانی ماهر:
یکی از چالش‌های مهمی که درصد زیادی از کسب و کارها با آن مواجه هستند، پیدا کردن نیروی انسانی ماهر و با تجربه و در عین حال متعهد و با اخلاق است؛ زیرا حسابداری یکی از حساس‌ترین امور در هر شرکت است که نمی‌توان آن را به هر فردی واگذار کرد.
برون سپاری در حسابداری به این معنا است که کلیه امور مربوطه توسط افراد متخصص در این حوزه انجام میشود که نیاز به استخدام نیروی انسانی را از بین می‌برد.
کدام خدمات حسابداری را می‌توان برون سپاری کرد؟
خدمات حسابداری بسیار متنوع و گسترده هستند و به همین دلیل کسب و کارها و شرکت‌ها می‌توانند انواع مختلفی از این خدمات را برون سپاری کنند. خدماتی که می‌توان در حوزه حسابداری برون سپاری کرد، به شرح زیر است:
- ثبت رویدادهای مالی روزانه
- حسابداری حقوق و دستمزد
- تهیه صورت‌های مالی (ترازنامه، سود و زیان و جریان وجوه نقد)
- حسابداری پروژه‌ها و پیمان‌ها
- تنظیم و ارسال اظهارنامه مالیاتی و ارزش افزوده
- حسابرسی داخلی و کنترل حساب‌ها
- مشاوره مالیاتی و بودجه‌بندی
انواع برون سپاری در شرکت حسابداری ازتا
در مورد انواع برون سپاری در حسابداری باید گفت که برون سپاری می‌تواند بر اساس محل و بر اساس ماهیت کار صورت بگیرد.
1- برون سپاری حسابداری بر اساس محل:
به این معنی است که برخی امور حسابداری باید در محل شرکت کارفرما انجام شوند اما برخی دیگر از امور را می‌توان در محلی خارج از شرکت کارفرما انجام داد. در این شرایط ممکن است کارفرما در داخل شرکت خود یک محل برای فعالیت شرکت پیمانکار در نظر بگیرد یا پیمانکار امور محوله را در شرکت حسابداری یا هر محل دیگری انجام دهد.
2- برون سپاری حسابداری بر اساس ماهیت کار:
این نوع برون سپاری باید در قرارداد مابین شرکت کارفرما و پیمانکار مشخص شود. برخی امور به دلیل این که دارای نتایج مشخص هستند می‌توانند به صورت پروژه‌ای انجام شوند اما برخی از امور فرایند محور بوده و از طریق آزمون و خطا انجام می‌شوند.
شرکت حسابداری ازتا با بیش از 37 سال سابقه در انواع خدمات حسابداری، حسابرسی، خدمات مشاوره مالیاتی، مشاوره مالی و اظهارنامه عملکردهای مالیاتی را به شرکت‌ها و کسب و کارهای مختلف ارائه می‌نماید. از انواع خدمات برون سپاری که توسط این شرکت انجام میشود می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- کلیه خدمات حسابداری (تهیه و تنظیم گزارش‌های مالی، رسیدگی به امور مالی و حسابداری اداری و پرسنل، ثبت اسناد جاری و معوقه حسابداری، رفع اختلافات حساب شرکت‌ها، ارائه اظهارنامه مالیاتی، تهیه و تنظیم اظهارنامه‌ی مالیات بر ارزش‌افزوده، طراحی و بهینه‌سازی کدینگ حساب‌ها و…)
- خدمات حسابرسی
- اظهارنامه عملکرد
- پلمپ دفاتر
- مشاوره مالیاتی (انلاین، تلفنی و حضوری)
- تأمین منابع نیروی انسانی
- خدمات اداری و پرسنلی
ریسک های برون سپاری خدمات مالی و حسابداری
برون سپاری حسابداری یکی از اقداماتی است که مزایای زیادی برای شرکت‌ها به همراه دارد که همین امر باعث افزایش استقبال از آن شده است. با این حال برون سپاری خالی از ریسک نبوده و ممکن است چالش‌هایی به همراه داشته باشد. از جمله خطرات و ریسک‌های برون سپاری در حسابداری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- عدم شفافیت قرارداد منعقد شده بین شرکت کارفرما و شرکت پیمانکار
- تأخیر در ارائه گزارش‌ها توسط شرکت پیمانکار
- ناهماهنگی میان تیم داخلی و شرکت پیمانکار در تبادل اطلاعات و انجام امور حسابداری
- افشای اطلاعات محرمانه شرکت و سوء استفاده از اطلاعات افشا شده
- وابستگی زیاد به تیم بیرونی در بلند مدت
برای برون سپاری حسابداری به شیوه درست از کجا شروع کنیم؟
برون سپاری حسابداری یک امر حساس و مهم است که باید با بالاترین دقت و به نحو صحیح انجام شود. در این شرایط شاهد کاهش هزینه‌های شرکت و افزایش درآمد خواهیم بود. در صورتی که برون سپاری به نحو صحیح انجام نشود مشکلات زیادی از جمله بدهی‌های مالیاتی، تحمیل هزینه‌های اضافی و… را به همراه خواهد داشت.
به همین دلیل برنامه‌ریزی دقیق، انتخاب شرکت معتبر و متخصص و تعریف وظایف به صورت شفاف در برون سپاری موفق از اهمیت زیاد برخوردار است. برای انتخاب شرکت معتبر و مطمئن جهت برون سپاری حسابداری باید اقدامات زیر را انجام داد:
- بررسی رزومه و سوابق فعالیت شرکت
- صحبت با کارفرماهای قبلی و بررسی نظرات آن‌ها در مورد کیفیت کار شرکت
- بررسی و مقایسه مبلغ دستمزد پیشنهادی
- بررسی تیم‌های حرفه‌ای فعال در شرکت
هزینه های برون سپاری خدمات حسابداری و مالی
یکی از بخش‌های اقدامات مهم که در برون سپاری حسابداری باید مورد توجه قرار بگیرد، بررسی هزینه‌های انجام یا عدم انجام کار در شرکت حسابداری است. برای بررسی هزینه‌های برون سپاری می‌توان دو نوع مقایسه زیر را انجام داده و در نهایت تصمیم لازم را اتخاذ کرد:
مقایسه هزینه تیم داخلی با برون سپاری حسابداری:
مواردی مانند حقوق و دستمزد، بیمه تامین اجتماعی و تکمیلی، آموزش، فضای کاری و تجهیزات با اتلاف وقت توسط تیم مالی جزو هزینه‌های تیم داخلی محسوب می‌شوند. در حالی که در برون سپاری حسابداری هزینه نهایی شامل خدمات واقعی بدون اتلاف وقت و انجام تعهدات است.
مقایسه هزینه‌های استخدام حسابدار حرفه‌ای با هزینه‌های برون سپاری:
تربیت کردن یک حسابدار حرفه‌ای در یک شرکت نیاز به سال‌ها زمان و هزینه دارد و استخدام یک حسابدار حرفه‌ای نیز هزینه‌های بالای حقوق و دستمزد را به شرکت تحمیل می‌کند. در حالی که در برون سپاری می‌توان از خدمات حسابداران حرفه‌ای و با تجربه با 30 تا 50 درصد هزینه کمتر استفاده کرد.
نکات مهم پیش از برون سپاری خدمات مالی و حسابداری
شرکت‌ها پیش از اینکه نسبت به برون سپاری حسابداری اقدم نمایند، باید یک سری نکات مهم را مورد توجه قرار دهند. از جمله این نکات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- بررسی سطح امنیت و سیاست‌های حفظ داده‌های شرکت مورد نظر
- گنجاندن بندهای محرمانگی (NDA) و مسئولیت‌های امنیتی در قرارداد همکاری
- بررسی استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری ابری معتبر بر اساس استانداردهای جهانی امنیت داده
نتیجه گیری
برون سپاری حسابداری یک تصمیم هوشمندانه برای کسب و کارهایی است که می‌خواهند بدون دردسرهای استخدام، از خدمات حسابداری دقیق و حرفه‌ای بهره‌مند شوند. با واگذاری امور حسابداری به شرکت‌های متخصصی مانند ازتا، می‌توان از هزینه‌ها صرفه‌جویی کرد، از بروز اشتباهات مالی و جرایم مالیاتی جلوگیری کرد و تمرکز خود را بر رشد و توسعه کسب و کار معطوف کرد.
به بیان ساده‌تر برون سپاری در حسابداری را می‌توان به عنوان پلی میان دقت مالی، صرفه‌جویی اقتصادی و آرامش مدیریتی معرفی کرد.
سوالات متداول:
1- آیا برون‌سپاری حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک هم توصیه میشود؟
بله، برون سپاری حسابداری برای کسب و کارهای کوچک در مقایسه با سایر کسب و کارها سودمندتر است. زیرا آن‌ها با هزینه کم و بدون نیاز به استخدام نیروی ثابت می‌توانند از تجربه حسابداران حرفه‌ای استفاده کنند.
2- آیا برون‌سپاری حسابداری می‌تواند ریسک جرائم مالیاتی را کاهش دهد؟
بله. آگاهی از آخرین قوانین مالیاتی و بیمه‌ای و انجام امور حسابداری توسط شرکت‌ها بر اساس این قوانین از بروز خطاهای مالیاتی جلوگیری می‌کند.
3- آیا شرکت حسابداری ازتا خدمات حسابداری را به صورت دورکاری هم ارائه می‌دهد؟
بله، یکی از مزایای خدمات شرکت حسابداری ازتا ارائه خدمات حسابداری به صورت آنلاین و از طریق دورکاری است.
بدون دیدگاه